Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto sosiaalihuollon asiakastyön apuna

Mari Suhonen

Joulun alla 2017 julkaistiin jo neljäs versio Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämästä Sosiaalialan tiedonhallinnan sanastosta – Palveluihin, palveluprosesseihin ja asiakastietoihin liittyviä käsitteitä. Sanasto sisältää nyt tiedot noin 630 käsitteestä suomeksi. Se on osa sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallista määritystyötä, jonka tavoitteena on tukea asiakastietojärjestelmien kehittämistä ja saada sosiaalihuollon asiakkaan tiedot paremmin hyödynnettäviksi asiakastyössä. Kuulostaa tärkeältä, ja sitä se onkin. Kuulostaa myös hieman etäiseltä. Miten Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto koskettaa tavallista suomalaista hänen arjessaan ja hänen kohtaamistaan sosiaalihuollon ammattihenkilön kanssa?

Kuvitellaan lapsiperhe, joka kaipaa tukea arkeensa. Perhe ottaa yhteyttä sosiaalihuoltoon lähettämällä sinne lapsiperheiden palvelujen hakemuksen. Palvelunjärjestäjä ottaa hakemuksen vastaan, ja perheen sosiaalihuollon asia tulee vireille. Sosiaalihuollon ammattihenkilö arvioi perheen palvelutarpeen ja tekee lapsen ja perheen palvelutarpeen arvion. Sen perusteella palvelunjärjestäjä tekee perheelle myönteisen lapsiperheiden palvelupäätöksen siitä, että perheelle annetaan sen tarpeisiin sopivaa sosiaalipalvelua, perhetyötä. Palveluntuottaja eli perhetyöntekijä tulee tapaamaan perhettä kotiin, ja kirjaa tapaamisen muistiinpanot merkinnäksi asiakkaan arjesta.

Edellä mainitut hakemus, arvio, päätös ja merkintä asiakkaan arjesta sekä kaikki muut perhetyön antamisen yhteydessä jatkossa tehtävät sosiaalihuollon asiakasasiakirjat tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ja ne kaikki liitetään samaan sosiaalihuollon asiaan. Asiakasasiakirjoille annetaan metatietoina asiakastiedon syntymisen ja tallentamisen toimintaympäristön kuvailutiedot, joita ovat esimerkiksi sosiaalipalvelu (perhetyö), tarkennettu asiakirjatyyppi (lapsiperheiden palvelupäätös) ja asiatunnus (sosiaalihuollon asia). Näiden metatietojen avulla samaan asiaan liittyvät asiakirjat ovat niiden henkilöiden löydettävissä ja käytettävissä, joilla on oikeus käsitellä perheen asiakirjoja, kun perheelle annetaan perhetyötä.

Edellisten kappaleiden kursivoidut tekstit ovat Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston termisuosituksia. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston neljänteen versioon lisättiin muun muassa uusina asiakirjatyyppeinä asiakaskertomusmerkinnät. Ne ovat sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, joihin palvelunantaja kirjaa tietoa sosiaalihuollon asiakkaan tilanteesta tai hänen sosiaalihuollon asiansa kannalta merkittävistä tapahtumista tai toiminnoista. Yllä kuvatulle lapsiperheelle perhetyötä antava perhetyöntekijä laati perheen tapaamisesta asiakaskertomusmerkinnän, joka tässä tilanteessa on merkintä asiakkaan arjesta:

merkintä asiakkaan arjesta
asiakaskertomusmerkintä, jossa kuvataan sosiaalipalvelun antamisen kannalta merkittäviä asioita sosiaalihuollon asiakkaan jokapäiväisessä elämässä

Ennen kuin termit päätyivät sanastoon, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen asiantuntijat olivat jo selvittäneet ja valmistelleet asiakaskertomusmerkintöihin liittyviä käsitteitä paljon. Varsinaisessa sanastotyössä käsitteiden käsitepiirteitä selvitettiin vielä lisää erilaisista kirjallisista lähteistä, joista ensisijaisia ovat sosiaalihuoltoa ohjaavat säädökset. Käsitteet viimeisteltiin asiantuntijoiden kanssa terminologisesti päteviksi niin, että määritelmää varten selvitettiin käsitteen suhteet muihin sanastossa esitettyihin tai muuten läheisiin käsitteisiin sekä kyseiselle käsitteelle ominaiset käsitepiirteet. Tarvittaessa käsitettä havainnollistettiin vaikkapa esimerkin avulla. Lopuksi käsitteille annettiin termisuositukset.

Sanaston termisuositusten ja määritelmien tavoitteena on ensinnäkin yhdenmukaistaa termien käyttöä. Ilman yhtenäistä ohjeistusta esimerkiksi erilaiset sosiaalihuollon asiakasasiakirjat nimetään siellä, missä asiakirja on tarpeen kuvata. Tällöin syntyy eri termejä viittaamaan samaan asiakirjaan, eikä ulkopuolinen voi tietää onko eri termeillä tarkoitettu samaa asiakirjaa. Toiseksi määritelmillä kerrotaan, mitä kyseinen asiakirja tarkoittaa valtakunnallisesti.

Esimerkkitapauksessa sanaston suosituksia hyödynnetään tietojärjestelmien rakentamisessa ja sosiaalihuollon ammattihenkilöiden käytännön kirjaamisen ohjeistuksessa niin, että perhe ja perhetyöntekijä voivat kohdata missä tahansa Suomessa, ja perhetyöntekijä tekee paikasta ja käyttämästään järjestelmästä riippumatta tapaamisesta tietynlaisen asiakirjan, merkinnän asiakkaan arjesta, ja tallentaa sen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Arkistosta asiakirja on löydettävissä tämännimisenä ja muiden sanastossakin määriteltyjen metatietojen avulla, kun perheen asiaa käsitellään myöhemmin tai kun toinen ammattihenkilö käsittelee sitä. Näin sanastotyö ja sen tulosten systemaattinen hyödyntäminen tukee tiedonhallintaa ja helpottaa sitä kautta perheen tuen saamista.

Linkkejä