Palkkahallinnon sanaston rakentaminen käynnistyi

Piia Rekilä

Suomessa on viime vuosina puhuttu paljon verkkopalveluiden lisäämisestä. Se, että kansalaiset ja yritykset saavat asiansa hoidettua helposti ja vaivattomasti verkossa, on tavoite, jota on helppo kannattaa. Työ- ja elinkeinoministeriön selvitysten mukaan työnantajana toimiminen on suurin hallinnollista taakkaa aiheuttava osa-alue yritykselle. Varsinkin palkkahallintoon liittyvän ilmoittamisen voidaan katsoa olevan työnantajalle pääsääntöisesti taakka, koska ilmoituksia ei tehtäisi ilman lainsäädännön velvoitetta. Työnantaja joutuu lainsäädännön tai sopimusten velvoittamana tekemään vuosittain noin 60 ilmoitusta tai tilisiirtoa maksamistaan palkoista.

Palkkahallinnon tiedonsiirron kehittämisen yhtenä haasteena on aihealueen termistön hajanaisuus, sillä samalla termillä voidaan eri säädöksissä tarkoittaa eri asiaa. Kun säädökset ohjaavat käytännön työtä, edellä mainitut erot aiheuttavat haasteita ainakin palkanlaskennan ja tietojärjestelmien näkökulmasta: palkanlaskijan on hankala löytää tietoa oman työnsä tueksi, eikä tieto kulje eri tietojärjestelmien välillä.

Palkkahallinnon ilmoittamisen perusteet ovat niin erimitallisia tiedon pyytäjästä (verohallinto, Kela, eläkevakuuttaja tai työttömyyskassa) riippuen, että vaatii sekä palkanlaskijoilta että ohjelmistotoimittajilta äärimmäisen hyvää ammattitaitoa ymmärtää, mitä eri tietoja tarvitaan, mikä tieto pitää syöttää mihinkin kohtaan ja mikä poimia mahdolliseen siirrettävään tiedostoon. Jos tieto on syötetty palkanlaskentaohjelmaan väärin, viranomainen joutuu tarkistamaan tiedon palkanlaskennasta tai virheellistä tietoa käytetään sellaisenaan. Tilannetta voidaan helpottaa keventämällä ja yhtenäistämällä nykyistä palkkahallinnon käsiteviidakkoa ja hyödyntämällä näin syntyvää tietoa järjestelmien kehittämisessä. Ensimmäinen askel on rajata yhteinen palkkahallinnon käsitteistö ja sopia suositeltavista termeistä sekä siitä, millaisiin käsitesisältöihin niillä viitataan.

Palkkahallinnon yhteentoimivuuden työjaosto

Työ- ja elinkeinoministeriö on asettanut SADe-ohjelman¹ yhteyteen Palkkahallinnon yhteentoimivuus -työjaoston, jonka tavoitteena on yhtenäistää palkkahallinnon termistöä ja laatia sanasto, jota myös palkkahallinnossa työskentelevät voisivat käyttää työnsä tukena. Yhteisen palkkahallinnon sanaston syntyminen vaatii tuekseen organisaatioiden halua sitoutua tavoitteeseen. Työjaostossa onkin edustettuna työ- ja elinkeinoministeriö, Kela, Kuntatyönantajat KT, valtiovarainministeriö, Verohallinto, Ilmarinen, Tapaturmavakuutuslaitosten liitto, Työttömyysvakuutusrahasto, Työttömyyskassojen yhteisjärjestö, Keva, Taloushallintoliitto, Elinkeinoelämän keskusliitto, Eläketurvakeskus, Helsingin kaupunki sekä valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.

Koska sanastotyö on vasta alussa, on vielä hankala hahmottaa, kuinka paljon työtä termistön yhtenäistäminen ja sanaston laatiminen vaatii. Keskeisintä on määritellä ne käsitteet, joita tarvitaan, kun työnantaja ilmoittaa viranomaiselle tietoja maksamistaan palkoista. Työn edetessä selviää vähitellen, kuinka laajasti työryhmän luomat suositukset voidaan viedä käytäntöön heti sanaston valmistuttua ja miltä osin tarvitaan pidemmän tähtäimen aikataulua. Työ ei siis pääty sanaston valmistuessa, vaan osa työjaoston tehtävää on edistää sanaston käyttöönottoa, koska yhteentoimiviin tietojärjestelmiin ei päästä, jos nykyiselle tilanteelle ei tehdä jotain.

Varsinainen sanastotyö käynnistyi elokuussa 2013, ja projektin ensimmäinen vaihe kestää vuoden 2013 loppuun asti. Työtä jatketaan seuraavina vuosina ja sanaston on tarkoitus olla valmis viimeistään 2015 loppuun mennessä. Määrittelytyö on alkanut ansioihin liittyvien käsitteiden läpikäymisellä.

¹Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma.