Terminologista sanastotyötä Oppijan verkkopalveluiden näkökulmasta

Katarina Stubbe

Oppijan verkkopalvelu on osa valtiovarainministeriön koordinoimaa Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmaa (SADe-ohjelma), joka tuo sähköisen asioinnin palvelut kansalaisten sekä viranomaisten ulottuville.

Oppijan verkkopalvelu -hankkeessa rakennetaan koulutuksen sähköistä sivistyskeskusta, josta löytyy jatkossa opiskelua ja siihen hakeutumista, oppimista ja urasuunnittelua tukevia palveluita elinikäisen oppimisen periaatteella. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa palvelukokonaisuuden toteutuksesta.

Hankkeen tavoitteena on saada aikaan asiakaslähtöisiä, yhtenäisiä ja kustannustehokkaita palveluita koulutukseen hakeutujille ja opiskelijoille sekä oppilaitoksille ja koulutuksen järjestäjille. Palvelut tulevat myös yritysten, muiden työelämän organisaatioiden, julkishallinnon ja kansalaisyhteiskunnan toimijoiden käyttöön. Oppijan verkkopalvelu edistääkin omalta osaltaan hallinnolliset rajat ylittävien tehokkaiden työ- ja toimintatapojen kehittämistä.

Sanastotyöllä yhteentoimivuuteen

Terminologinen sanastotyö on tärkeää SADe-hankkeen tavoitteen, julkishallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuuden, kannalta. Tässä työssä määritellään yhteisiä käsitteitä koko julkishallinnolle ja harmonisoidaan käsitteitä, joita on aikaisemmin määritelty hieman eri tavoin eri hallinnonaloilla. Yhteentoimivuus on erityisen haasteellinen tavoite, kun kyseessä on kahdeksan erillisen hankkeen kokonaisuus, ja kun näitä hankkeita luotsaa kuusi eri ministeriötä. Näiden hankkeiden tarkoituksena on synnyttää erillisiä sähköisiä palveluita, jotka saattavat kuitenkin tarvita yhteisiä tietoja.

Sanastotyössä tehdyt määritelmät vaikuttavat niin ihmisten kuin tietojärjestelmien toimintaan. Kun käsitteet ymmärretään samalla tavalla kaikkialla julkishallinnossa ja niille on määritelty yhteiset termit, väärinymmärrykset vähenevät ja kustannuksissakin säästetään. Ilman sanastotyötä eri palveluiden välinen tiedonsiirto olisi todella haastavaa. Tietojärjestelmissä yhteisesti määritellyt käsitteet ”valuvat” aina alimmalle tietojärjestelmän tietokantatasolle, jossa tietoa välitetään välityspalvelimien ja rajapintojen kautta toisille tietojärjestelmille tietyssä muodossa. Kansalaisille tarjottavien palveluiden laatu paranee, kun kansalaisen ei joka kerta palveluissa asioidessaan tarvitse syöttää tietoja, jos hän on ne kerran jo johonkin julkishallinnon palveluun syöttänyt.

Tietojärjestelmähankkeessa ei oikeastaan voida puhua vain terminologisesta sanastotyöstä, sillä se on vain yksi menetelmä isommassa paletissa, jossa tavoitteena on kuvata ja rakenteistaa tietoja. Sen sijaan sanastotyö toimii pohjana muulle kuvaustyölle, jota tietojärjestelmähankkeissa tehdään. Ihmisten välisessä kommunikaatiossa tärkeää on yhteisesti sovittu termi, sen synonyymit ja termin taustalla olevalle käsitteelle annettu määritelmä. Sanastotyö mahdollistaa sen, että yhteisesti määritellyt käsitteet ja niille sovitut termit tunnistetaan samalla tavalla myös tietojärjestelmissä. Tietokoneiden maailmassa tarvitaan vain hieman formaalimpaa määritystä kuin ihmisten kesken, jotta tietokoneet tunnistavat tiedot ja kykenevät erottelemaan tiedot toisistaan. Mutta tietoja ei pystytä mallintamaan tietokantatasolle asti yhteismitallisesti, ellei sanastotyötä ole tehty. Näillä seikoilla mahdollistetaan tietojen yhteentoimivuus. Tieto syötetään vain kerran yhteen paikkaan ja se kulkee tietojärjestelmien välillä samassa muodossa eikä tietojen merkitys muutu tietojärjestelmistä toiseen siirryttäessä.

Oppijan verkkopalvelut ja opetustoimen sanastotyö

Oppijan verkkopalvelut -hankkeessa terminologista sanastotyötä tehdään pääosin siksi, että saataisiin sovittua yhteiset käsitteet eri koulutussektoreille. Opetus- ja kulttuuriministeriön vetämässä sanastotyöryhmässä on edustajia koko opetustoimen alalta ja tällä kokoonpanolla varmistetaan, että kaikki koulutussektorit huomioidaan käsitteiden määrittelyssä.

Opetustoimen alalla tehtävä sanastotyö palvelee samalla Oppijan verkkopalveluissa toteutettavia projekteja. Projektit tuottavat ja työstävät tarvitsemaansa sanastoa, jonka jälkeen sanastot tai yksittäiset käsitteet tuodaan sanastoryhmään. Sanastoryhmä joko hyväksyy termit ja määritelmät sellaisenaan tai tekee harmonisointityötä, jotta käsitteet saadaan sopimaan kaikille koulutussektoreille. Kun sanastot on käsitelty sanastoryhmässä, niitä voidaan hyödyntää hankkeissa ja hankkeiden välillä tehokkaasti ja yhteismitallisesti. Oppijan verkkopalvelun yhteismitallisuuden kannalta käsitteiden harmonisointi on tärkeää, sillä monille hyvin samankaltaisille toiminnoille on olemassa koulutussektoreittain omat terminsä. Jotta esimerkiksi koulutukseen hakeuduttaessa voidaan vertailla eritasoisia koulutuksia, on vertailussa käytettävien sovittujen termien oltava samat.

Intressiyhteisöistä ydinsanastoryhmän työstämään yhteiseen sanastoon

Jotta sanastoja ja käsitteitä voidaan hallitusti koota hallinnonalan pieniltä yksiköiltä aina julkishallinnon yhteiselle tasolle asti, on kehitetty prosessi, joka auttaa sanastotyön hallinnoinnissa. Opetustoimen sanastoryhmä noudattaa JUHTAn eli julkisen hallinnon neuvottelukunnan suosittelemaa JHS-sanastotyöprosessia (JHS 175). Sanastoryhmä on intressiyhteisö, joka määrittelee oman hallinnonalansa sanastoa. Julkishallinnon yhteistä sanastoa ylläpitää ydinsanastoryhmä (YSR).

 Jos intressiyhteisö tunnistaa omalla hallinnonalallaan yleiskäyttöisiä käsitteitä, joita voitaisiin käyttää myös muilla hallinnonaloilla, ydinsanastoryhmä ottaa käsitteet hallinnoitavakseen. Ydinsanastoryhmä pyrkii määrittelemään käsitteet niin, että ne pätevät kaikkialla julkisessa hallinnossa. Hallinnonalojen intressiyhteisöjen ja ydinsanastoryhmän tunnistamia ja määrittelemiä käsitteitä on hiljalleen alettu koota JHSmeta.fi-palveluun. Palvelun kautta määritelmiä pääse katsomaan ja kommentoimaan kuka tahansa, mutta JHS-sanastotyön prosessin mukaisesti käsitteitä kommentoidaan keskitetysti palautekierroksilla. Kommentit otetaan huomioon ydinsanastoryhmän työssä, kun määritelmiä valmistellaan julkaisukuntoon.