Sanastotyö projektina – ikimuistoinen ja innostava kokemus

Riitta Autere

Muistan erityisen hyvin sen helteisen päivän Balatonjärven rannalla, kun esimieheni soitti mitä ilmeisimmin kiireisen puhelun – olinhan lomalla ja silloin ei yleensä hälytetä turhan takia. Elettiin vuotta 2010, ja kesäkuu oli kauneimmillaan, ainakin Keski-Euroopassa. Puhelinsoiton syynä oli kysymys, alkaisinko vetää työryhmää, joka laatisi Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sanaston julkisen hallinnon suositusten 170 ja 175 tavoitteita silmällä pitäen. Kysymys oli yllättävä, ja mietinkin hetken, ennen kuin vastasin, että tietysti alan. Me tarvitsimme silloin kirjastolle profiilin nostoa ja myönteistä näkyvyyttä.

Julkishallinnon suosituksessa 170 on esitelty periaatteet julkisen hallinnon yhteisten XML -skeemojen muodostamiselle. Sanastotyöhön tämä tekninen ulottuvuus on linkitetty siten, että käsitteiden määritelmien tulisi olla myös tietojärjestelmille ymmärrettäviä. Onneksi sanastot ovat tekniikkariippumattomia, joten meille riitti hyvän määritelmän aikaansaaminen. Suositus 175 taas kuvaa varsinaisen sanastotyöprosessin. Kielitoimiston sanakirjan mukaan käsite on ”ajattelun abstrakti hahmo”. Tuolle määrittelyn tasolle päästäkseen oli ymmärrettävää, että työhön tarvittiin sekä koulutusta että asiantuntijoita.

Tammikuussa 2011 Sanastokeskuksen asiantuntijat tulivat kouluttamaan työryhmäläisiä, joille hankittiin kullekin vielä kappale Heidi Suonuutin Sanastotyön opasta. Työryhmään valittiin edustaja kaikilta viraston sisältöalueilta: patentit, tavaramerkit, kaupparekisteri, yhdistykset ja myöhemmin vielä tilintarkastus – myös kielenkääntäjä ja arkiston edustaja värvättiin mukaan. Koulutusrupeaman jälkeen määritystyötä jatkettiin säännöllisesti noin kuukauden välein. Kokouksiin lupautui asiantuntijaksi Katri Seppälä Sanastokeskus TSK:sta.

Sanastotyön aloittamista varten PRH:n verkkosivut ajettiin läpi erityisellä terminpoimintaohjelmalla, jolla saatiin kerätyksi aineistoa myöhemmin rajattavaksi. Terminpoiminta tuotti yli 10 000 verkkosivuilla käytettyä termiä, joten karsinta oli totisesti tarpeen. Muuten tärkeimpinä työkaluina olivat aiemmin kootut sanastot ja selitykset, sanakirjat, standardit ja ontologiat. Suomen laki oli ahkerassa käytössä ja viraston verkkosivuja hyödynnettiin aika ajoin. Kunkin sisältöalueen keskeinen käsitteistö käytiin läpi tietojärjestelmissä käytettyjen termien kautta ja määrittelyn pohjana käytettiin kyseisen sisältöalueen asiantuntemusta ja valmiita jo olemassa olevia määritelmiä. Usein valmiit määritelmät olivat vanhentuneita tai eivät täyttäneet terminologisia vaatimuksia, joten tututkin käsitteet oli käytävä vielä ajatuksella läpi. Sanastokeskuksen terminologi laati määritelmistä käsitekaaviot eli havainnollisti käsitteiden väliset suhteet ja tarkisti myös määritelmien terminologisen oikeaoppisuuden.

PRH:n sanastotyössä törmättiin usein monipolvisiin käsiteryppäisiin, jotka liittyvät esimerkiksi patenttiympäristöön (ks. käsitekaavio alla). Olin jokunen vuosi sitten Irlannin Kilkennyssä patenttialan seminaarissa ja jouduin sattumalta ryhmätyösessiossa pöytään, jossa käsiteltiin alan terminologisia kummallisuuksia. Siellä eräs osallistuja kertoi meidän sanastotyöstämme kuultuaan, että teemme todella tärkeää työtä ja että hänen oli aikoinaan erittäin vaikea ymmärtää käsitettä Prior art (tekniikan taso).

Käsitekaavio: Keksinnöt

Määritellyt käsitteet tallennetaan yhteiseen Sanastot-työkaluun, jota hallinnoidaan suomi.fi -alustalla. Kaikki valtionhallinnossa tehtävä sanastotyö näiden ohjeiden mukaan on tärkeää pohjatyötä tietojärjestelmien kehittäjille ja koko valtionhallinnon yhteiselle tietomallimaailmalle.

Joulukuussa 2018, noin 60 sanastokokousta myöhemmin, olemme valmiita luovuttamaan kattavan sanaston paitsi tietojärjestelmille myös lainlaatijoille ja ennen muuta Patentti- ja rekisterihallituksen asiakkaille, joille viraston termistö on voinut tuntua vaikeaselkoiselta ja oudolta. Sanastossa on määritelty 250 käsitettä, joista osa tullaan varmasti ottamaan mukaan valtionhallinnon yhteiseen käsitekokonaisuuteen, osa taas jäänee teollisoikeudellisena erikoissanastona PRH:n omien intressiryhmien käyttöön – toki kaikkien hyödyksi ja toivon mukaan edelleen yhteisen ymmärryksen lisäämiseksi.

Käsitteiden määrittely on erittäin monisyistä, mielenkiintoista ja kehittävää työtä. Se on parhaimmillaan filosofista pohdintaa ja hauskimmillaan mahdollisten väärinymmärrysten havainnointia. Pohjimmiltaan kyse on tietenkin kielestä, sen käytöstä ja ymmärtämisestä.

PRH:n teollisoikeudellisen termistön hallinta ja yritysten, yhdistysten ja säätiöiden erikoisosaaminen kannattaa hyödyntää – tervetuloa verkkosivullemme tutustumaan aikaansaannokseemme.