Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto

Mari Suhonen

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanaston versio 2.0 täydentää vuonna 2012 julkaistua, sosiaalialan tietoteknologian kehityshankkeessa (Tikesos) laadittua Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanaston versiota 1.0, joka kattoi asiakirjarakenteiden mallintamisen perustana olevat 15 yleistä asiakirjatyyppiä. Päivitystyössä sanastoon täydennettiin noin 260 uutta käsitettä. Samalla vanhankin sanaston määritelmiä ja termisuosituksia muokattiin ja täsmennettiin.

Uudessa sanastossa annetaan suomenkieliset määritelmät ja termisuositukset noin 300 käsitteelle, jotka viittaavat pääasiassa sosiaalihuollon eri palvelutehtävissä, kuten adoptioneuvonnassa ja päihdehuollossa, käytettäviin asiakasasiakirjoihin. Sanasto on suunnattu erityisesti sosiaalihuollon ja tietojärjestelmäkehityksen asiantuntijoille, jotka tarvitsevat tietoa sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen nimisuosituksista ja siitä, mihin tarkoitukseen eri asiakasasiakirjoja käytetään.

Asiakasasiakirjat osana sosiaalihuollon tiedonhallintaa

Sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamisen tueksi on määritelty yhteisesti käytettäviä asiakirjarakenteita. Nämä rakenteet ovat määrämuodossa, eli niiden tietosisällöt ja tietojen esitysmuoto on sovittu etukäteen. Määrämuotoisten asiakirjojen käyttö tukee asiakastyön dokumentointia ja esimerkiksi lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttymistä. Tulevaisuudessa myös sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäminen tulee edellyttämään aiempaa määrämuotoisempaa työn kirjaamista.

Sanastoprojekti käynnistettiin sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden mallintamisen ja käyttämisen tueksi. Tavoitteena oli selventää sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokituksen käsitteitä terminologisen sanastotyön keinoin. Sanastotyötä tehtiin asiantuntijaryhmissä, joihin osallistui kunkin sosiaalihuollon palvelutehtävän asiantuntijoita. Sanaston lähdeaineistona on käytetty pääasiassa sosiaalihuoltoa ohjaavaa lainsäädäntöä, sosiaalihuollon tiedonhallintaa varten tehtyjä asiakastietotarpeiden selvityksiä, sosiaalipalvelujen luokitusta ja sosiaalihuollon toimintaprosessikuvauksia sekä ministeriöiden oppaita.

Asiakasasiakirjojen määritelmistä

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto perustuu sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyyppiluokitukseen, ja sanastossa määritellään sen mukaisesti yleiset ja tarkennetut asiakirjatyypit. Yleiset asiakirjatyypit ovat tiettyyn käyttötarkoitukseen tarkoitettujen asiakirjojen yhteisiä rakenteita, joita hyödynnetään asiakirjojen luokittelussa ja jotka on määritetty yleisesti sovellettavaksi sosiaalihuollon asiakirjojen mallinnuksessa. Näitä asiakirjoja ei käytetä sellaisenaan käytännön asiakastyössä. Tarkennetut asiakirjatyypit on puolestaan mallinnettu tietyn yleisen asiakirjatyypin rakenteesta, ja niissä täsmennetään yleisen asiakirjatyypin käyttötarkoitusta. Ne kuvaavat siten sosiaalihuollon käytännön toiminnassa tuotettavia asiakirjoja, jotka sisältävät muun muassa sosiaalihuollon asiakkaan toimittamia ja sosiaalihuollon työntekijöiden kirjaamia asiakastietoja. Esimerkiksi ilmoitus on yleinen asiakirjatyyppi ja ilmoitus adoptioneuvonnan tarpeesta, ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta ja ilmoitus päihdehuollon tarpeesta ovat ilmoituksesta mallinnettuja tarkennettuja asiakirjatyyppejä. Oheiseen käsitejärjestelmäkaavioon (kaavio 1) on poimittu muutama esimerkki asiakasasiakirjasanaston käsitteistä ja niiden välisistä suhteista.

Kaavio 1. Asiakirjat

Asiakasasiakirjatyyppiluokituksesta poiketen sanasto sisältää muutamia asiakirjakäsitteitä, joita ei ole mallinnettu asiakirjatyypeiksi. Näiden avulla pyritään edistämään käsitteiden määritelmien ja nimisuositusten yhtenäisyyttä, koska kyseisenlaisten asiakirjojen on huomattu toistuvan joko useissa palvelutehtävissä tai olevan yläkäsitteitä yhden palvelutehtävän useille käsitteille. Tällaisia asiakirjoja ovat asiankäsittelykertomus, asiakassuunnitelma ja toteuttamissuunnitelma sekä lastensuojelun sijaishuollon rajoitustoimenpidepäätös. Esimerkiksi asiakassuunnitelma-termisuositusta on hyödynnetty tämäntyyppisten suunnitelmien nimeämisessä siten, että sanastossa suositetaan käytettäväksi termejä kotipalvelujen asiakassuunnitelma, päihdehuollon asiakassuunnitelma ja vammaispalvelujen asiakassuunnitelma sen sijaan että näistä puhuttaisiin epäyhtenäisesti kotipalvelujen palvelu- ja hoitosuunnitelmana, päihdehuollon palvelusuunnitelmana ja vammaispalvelujen palvelusuunnitelmana.

Asiakasasiakirjatyyppiluokituksen käsitteiden hierarkia on kuvattu sanaston määritelmissä. Tarkennettujen asiakirjatyyppeinä mallinnettujen asiakasasiakirjojen määritelmät pohjautuvat yleisinä asiakirjatyyppeinä mallinnettujen asiakirjojen määritelmiin. Siten kaikki hakemukset – kuten kotipalveluhakemus, adoption vahvistamishakemus ja hakemus päihdehuollon palveluun – ovat eräänlaisia

sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, jolla sosiaalihuollon asiakas pyytää tai vaatii itse tai hänen laillinen edustajansa tai palvelunantaja pyytää tai vaatii hänen asiassaan palvelua tai toimenpidettä palvelunantajalta, viranomaiselta tai tuomioistuimelta.

Eri palvelutehtävien tarkennettujen asiakirjatyyppien mukaisten hakemusten määritelmissä näitä yhteisiä piirteitä ei ole tarvinnut toistaa, vaan määritelmissä on kuvattu kunkin hakemuksen olennaiset käsitepiirteet. Esimerkiksi adoption vahvistamishakemuksen määritelmässä kerrotaan se, kuka hakemuksen esittää ja missä tarkoituksessa:

adoptionhakijan tuomioistuimelle esittämä hakemus, jolla vaaditaan adoption vahvistamista.

Asiakasasiakirjasanastossa annetaan tarvittaessa huomautuksina lisätietoa määritellystä asiakirjasta ja sen käytöstä asiakastyössä. Esimerkiksi kotipalvelujen palvelutarpeen arviosta kerrotaan, että

Tämän arvion tekemiseen osallistuvat tarvittaessa kotipalvelujen asiakkaan lisäksi esimerkiksi tämän omaiset tai läheiset ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt. Sitä hyödynnetään kotipalvelujen asiakassuunnitelman tekemisessä.

Sosiaalihuollon palvelutehtävä tai yleinen asiakirjatyyppi ei aina käy ilmi asiakasasiakirjan nimestä ja määritelmästä. Esimerkiksi se, että hoito- ja kasvatussuunnitelman arvio laaditaan lastensuojelun palvelutehtävän perusteella tai että päihdehuollon toteuttamissuunnitelman yleinen asiakirjatyyppi on suunnitelma. Siksi sanastossa on päädytty kirjoittamaan tietueissa toistuvat vakiohuomautukset siitä, mihin sosiaalihuollon palvelutehtävään kyseinen asiakasasiakirja liittyy ja miten se sijoittuu asiakirjatyyppiluokitukseen. Vakiohuomautusten avulla on pyritty pitämään luokituksen rakenne näkyvillä termitietueissa, jotta sanaston käyttäjä osaa yhdistää käsitteet luokitukseen esimerkiksi termipankkijulkaisussa, josta käsitteitä haetaan yksittäisinä termitietueina eikä kokonaisuutena julkaistun sanaston sisällysluettelo ja muu jäsentely tue käsitejärjestelmän kaikkien suhteiden tulkintaa.

Asiakasasiakirjojen nimistä

Sanastossa annettujen asiakasasiakirjojen nimisuositusten tavoitteena on yhtenäistää asiakasasiakirjojen nimeämistä ja käyttöä Suomen kunnissa. Sanastotyön erityisenä tavoitteena on ollut suosittaa tarkennetuille asiakirjatyypeille sellaisia nimiä, jotka ovat mahdollisimman johdonmukaisia ja selkeitä sekä sosiaalihuollon asiantuntijoille että muille asiantuntijoille ja sosiaalipalvelujen käyttäjille. Sosiaalihuollon asiakastietomallissa jokaiselle asiakasasiakirjarakenteelle on annettu yksi nimi, ja asiakastietomallin käytön tukemiseksi sanastossakin annetaan kullekin asiakasasiakirjalle vain yksi suositettava termi. Sosiaalihuollon muussa viestinnässä käytetään muitakin termejä, joita on esitetty sanastossa asiakirjojen tunnistamisen helpottamiseksi ja muuten käyttäjien hyödyksi. Nämä synonyymit on esitetty hylättävinä termeinä, joita ei tulisi käyttää asiakastietomallia hyödynnettäessä. Esimerkiksi lastensuojelun tukisuhdesuunnitelma on sanastotyössä muodostettu nimi asiakirjalle, jota kutsutaan yleisesti tukihenkilösuunnitelmaksi tai tukiperhesuunnitelmaksi. Koska kyseistä asiakassuunnitelmaa on tarkoitus käyttää sekä tukihenkilö- että tukiperhetoiminnan yhteydessä ainoastaan lastensuojelun palveluissa, haluttiin asiakirja nimetä niin että se antaa oikeanlaisen käsityksen kyseisestä asiakirjasta.

lastensuojelun tukisuhdesuunnitelma
mieluummin kuin: > tukihenkilösuunnitelma; > tukiperhesuunnitelma
lastensuojelun avohuollon asiakassuunnitelmaa, lastensuojelun sijaishuollon asiakassuunnitelmaa tai lastensuojelun jälkihuollon asiakassuunnitelmaa täsmentävä toteuttamissuunnitelma, johon kirjataan tukihenkilö- ja tukiperhetoiminnan tavoitteet ja toteuttaminen eri osapuolten näkökulmasta

Jos asiakasasiakirjalla on vakiintunut nimi, kuten lastensuojeluilmoitus, sitä on yleensä suositettu. Sanastossa on kuitenkin luotu paljon uusia asiakasasiakirjojen nimiä, jolloin eri sosiaalihuollon palvelutehtävien samankaltaisten asiakasasiakirjojen nimeämisessä on noudatettu mahdollisuuksien mukaan yhtenäisiä periaatteita. Esimerkiksi eri sosiaalihuollon palvelutehtävissä asiakkuuden alkuvaiheessa sosiaalihuollon palvelunjärjestäjälle annettavat ilmoitukset henkilön palvelun tarpeesta on pyritty nimeämään samaan tapaan, kuten ilmoitus adoptioneuvonnan tarpeesta, ilmoitus kasvatus- ja perheneuvonnan tarpeesta ja ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta.

Uusien asiakasasiakirjojen nimet on pyritty muotoilemaan sekä kielellisesti toimiviksi että asiakasasiakirjan sisältöä yksiselitteisesti kuvaaviksi. Molempien tavoitteiden yhdistäminen ei ole aina mahdollista, ja tällöin on päädytty ensisijaisesti nimen ymmärrettävyyteen sosiaalihuollon asiantuntijoiden näkökulmasta. Asiakasasiakirjojen nimiä hyödynnetään todennäköisesti enemmän asiakasasiakirjojen otsikkoina ja asiakirjojen metatietoina tietojärjestelmissä kuin juoksevassa tekstissä. Siksi suosituksissa on päädytty joustamaan siitä, miten helppoa asiakasasiakirjan nimeä on taivuttaa ja käyttää tekstissä muuten. Asiakirjojen nimet ovat usein monisanaisia sanaliittoja, joissa perusosana ja viimeisenä sanana on yleisen asiakirjatyypin termi, kuten kotipalvelujen asiakaskertomus. Tästä periaatteesta on poikettu erityisesti niiden asiakasasiakirjojen kohdalla, joissa muotoilu mahdollistaisi virhetulkinnat. Esimerkiksi päätösten nimissä genetiivimuotoisen määriteosan yhdistäminen nimen lopussa tulevaan päätös-sanaan aiheuttaa monitulkintaisuutta, ja siksi päätös-sana on yleensä nimen ensimmäisenä sanana, kuten termissä päätös adoptioneuvonnasta, joka valittiin adoptioneuvonnan päätöksen tai adoptioneuvontapäätöksen sijaan.

Koska sosiaalihuollon asiakasasiakirjat perustuvat sosiaalihuollon säädöksiin, säädösteksteissä käytetyt ilmaukset vaikuttavat asiakasasiakirjojen nimeämiseen. Asiantuntijat pitävät tärkeänä sitä, että asiakasasiakirjan nimi on tunnistettavissa kyseisen säädöksen tekstin perusteella. Toisaalta eri sosiaalihuollon palvelutehtävissä toiminta on luonteeltaan erilaista, jolloin asiantuntijat ovat kokeneet jotkut yleisten periaatteiden mukaiset termit liian vieraina oman erikoisalansa toimintatapaa kuvaavaan kielenkäyttöön. Siksi joitakin asiakasasiakirjoja on päädytty nimeämään nimeämisperiaatteesta poiketen. Tällaisia ovat esimerkiksi seuraavat ilmoitukset, joiden nimessä ei ole käytetty ilmoitus-sanaa: pyyntö lastensuojelutarpeen arvioimiseksi tai yhteydenotto sosiaaliasiamieheen.

Toisinaan on suositettu uutta nimeä vakiintuneen sijaan siksi, että sosiaalihuollon asiantuntijat ovat yleisesti kokeneet asiakasasiakirjan vakiintuneen nimen vanhentuneeksi tai väärin rajautuvaksi, kuten adoptioneuvonnan kotiselvitys, jonka sijaan on suositettu nimeä selvitys adoptionhakijoista. Jos asiakirjatyyppiluokituksen mukaiseen yleiseen asiakirjatyyppiin perustuva nimi on kuvannut asiantuntijoiden mielestä tiettyä asiakasasiakirjaa huonosti, nimeämisperiaatteesta on joustettu ja valittu kuvaavampi nimi. Esimerkiksi selvitys adoptionhakijoista on eräänlainen lausunto, mutta adoptioneuvonnan asiantuntijoiden mielestä selvitys-sana kuvaa paremmin asiakasasiakirjaan kirjattavaa tietoa ja sen tuottamiseksi tarvittavaa työtä.

Koska asiakasasiakirjoja tuotetaan tarkasti määritetyissä sosiaalihuollon palveluprosesseissa, asiakasasiakirjojen nimeämisessä on pyritty ottamaan huomioon sosiaalihuollon palveluprosessien nimet ja valittu asiakirjojen nimeen sellaiset sanat, että asiakasasiakirjat olisi helppo erottaa palveluprosesseista. Esimerkiksi kuuleminen-sana vie ajatukset ennemmin toimintaan ja prosessiin kuin asiakasasiakirjaan, joten sanastossa on suositettu kuulemisasiakirja-sanaa niiden asiakasasiakirjojen nimissä, joihin kuulemisen tulos kirjataan, kuten adoptioneuvonnan kuulemisasiakirja. Samaan tapaan on suositettu isyyden tunnustamisen sijaan asiakasasiakirjan nimeksi isyyden tunnustamisasiakirjaa.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanaston versio 2.0 on julkaistu TEPA-termipankissa sekä THL:n sivustolla PDF-muodossa.