Sanastotyöhön liittyvä JHS-suositus edistää tietojärjestelmien yhteentoimivuutta

Mikael af Hällström

Huhtikuussa hyväksytty julkisen hallinnon suositus JHS 175 Julkisen hallinnon sanastotyöprosessi ja viime vuoden huhtikuussa hyväksytty JHS 170 Julkishallinnon XML-skeemat muodostavat kokonaisuuden, jonka avulla viranomaisten tietojärjestelmien semanttista yhteentoimivuutta voidaan lisätä systemaattisesti tulevina vuosina. Suositukset ovat yhdessä merkittävä virstanpylväs pitkähköksi osoittautuneella tiellä kohti julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuutta.

Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta julkaisi jo vuonna 1994 ehdotuksen OVT-tekniikkaan (organisaatioiden välinen tiedonsiirto) pohjautuvasta sanomavälitteisestä tietopalvelusta, joka mahdollistaisi eri viranomaisten hallussa olevan erimuotoisen tiedon yhteiskäytön. Ehdotuksessa todettiin muun muassa, että yhteiskäyttöä varten on sovittava paitsi tietojen esittämis- ja siirtotavoista, jotka edustavat pääasiallisesti tiedonvälityksen teknistä standardointia, myös tietojen yhdenmukaisesta kuvaamistavasta, joka kertoo tietojen sisällön, rakenteen ja muodon.¹

Yksityissektorilla tiedonsiirron keskeisenä teknisenä standardina vuosikymmeniä toiminut OVT ei kuitenkaan lyönyt itseään merkittävässä määrin läpi Suomen julkisessa hallinnossa, jossa katseet kohdistettiin vuosituhannen alussa uuteen tietojen rakenteiseen esittämistapaan eli XML-tekniikkaan. Valtiovarainministeriön vuonna 2003 julkaisemassa Julkishallinnon XML-strategiassa mainittiin, että aikaisemmat pyrkimykset yhteentoimivuuden ja yhteiskäytön toteuttamiseksi olivat kestäneet liian kauan ja että kustannukset olivat nousseet liian korkeiksi. XML:n nähtiin tarjoavan mahdollisuuden edullisempaan ja tehokkaampaan tapaan integroida eri alustoille kehitettyjä järjestelmiä.²

Paitsi XML-strategiassa myös sitä pari vuotta myöhemmin julkaistussa valtiovarainministeriön työryhmämuistiossa Sanastot siltana saumattomalle tietojenvaihdolle kiinnitettiin erityistä huomiota ns. semanttiseen yhteentoimivuuteen eli siihen tosiseikkaan, ettei pelkästään teknisistä ratkaisuista sopiminen mahdollista erilaisten tietojärjestelmien yhteiskäyttöä vaan toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäjien on yhdessä sovittava käytettävistä käsitteistä ja sanastoista.³ Muistioiden sisältämiä konkreettisia toimintaehdotuksia ei kuitenkaan ryhdytty aktiivisesti edistämään ennen JHS 170 -työryhmän muodostamista kesällä 2008.

JHS 170:n keskittyessä XML-sanomarakenteiden nimeämis- ja muodostamissääntöihin eli yhteentoimivuuden teknisempiin aspekteihin on JHS 175 suositusparista se, joka kuvaa julkisen hallinnon käyttöön laadittua keskitetysti hallinnoitua prosessia, joka johtaa yhtenäisen ja yhteiskäyttöisen sanaston muodostamiseen ja yhdenmukaiseen dokumentaatioon. Keskeisenä tekijänä prosessissa on ns. Ydinsanastoryhmä (YSR) eli toimintaa ohjaava ja koordinoiva elin, joka ottaa samalla myös vastuun tiettyjen ns. ydinkäsitteiden määrittelystä. Ydinkäsitteiksi suositus määrittelee käsitteet, jotka ovat niin yleisiä julkisen hallinnon toiminnassa, että on luontevaa nostaa ne YSR:n omistukseen ja hallintaan.⁴ Suosituksessa kuvataan lisäksi, miten sen puitteissa tehtävä sanastotyö tulisi organisoida käytännössä. Itse sanastotyön toteuttamistapaan suositus ei varsinaisesti ota kantaa, vaan mainitsee soveltuviksi menetelmiksi esimerkiksi ISO/IEC 11179-1-4:n tai Sanastokeskus TSK:n kuvaamat määrittelymenetelmät.

Olennaisinta suosituksen soveltamisessa on kuitenkin YSR:n ja ns. intressiyhteisöjen välinen vuorovaikutus. Intressiyhteisöt ovat erilaisista toimijoista koostuvia ryhmiä, jotka havaitsevat tarpeen jakaa tiettyjä toiminnalleen keskeisiä tietoja keskenään. Intressiyhteisön voi muodostaa esimerkiksi toimiala, hallinnonala, organisaatio, organisaatioyksikkö, yhteisen prosessin osapuolet tai näiden erilaiset yhdistelmät. Prosessin aikana intressiyhteisön tietojenvaihdossa käyttämät käsitteet käydään läpi yhdessä YSR:n kanssa siten, että YSR suodattaa käsitteistä oman tulkintansa mukaan ydinkäsitteiksi luokiteltavat käsitteet ja tuottaa niille suosituksen osoittamat metatiedot. Muille tarvittaville käsitteille pyritään myös löytämään julkisen hallinnon organisaatioista tahot, jotka vastaisivat niiden erityisasiantuntemusta edustavien käsitteiden metatiedoista. Intressiyhteisö ei siis välttämättä tule ”omistamaan” kovinkaan suurta osaa niistä käsitteistä, joita se keskinäisessä tietojenvaihdossaan hyödyntää.

JHS 175 -prosessi tarvitsee toimiakseen paitsi YSR:n ja intressiyhteisöjen tapaisia aktiivisia toimijoita myös teknisiä apuvälineitä käsitteistä laadittavan dokumentaation tallentamiseksi. Yksittäinen käsite ja sen suosituksen mukaiset metatiedot tallennetaan ns. käsiteartikkeleina JHS-sanastoon, joka on osa JHS-metatietorekisteriä. Kyseisestä rekisteristä taas tulee osa julkisen hallinnon yhteistä ns. metatietopalvelua. Tämä palvelun suunnittelu liittyy meneillään olevan valtiotason kokonaisarkkitehtuurin määrittelyn tietoarkkitehtuuri-osioon, jonka kesäkuussa julkaistussa väliraportissa todetaan, että julkishallinnon tietoarkkitehtuurin kannalta nykytilan haasteet ja kehittämiskohteet edellyttävät ensisijaisesti metatietoarkkitehtuurin kehittämistä. Edeltävien raporttien tapaan keskeiseksi kehittämiskohteeksi nostetaan semanttinen yhteentoimivuus eli ” – – sopimista yhteisistä metatietomäärityksistä sekä yhteisiä pelisääntöjä niiden käytöstä ja noudattamisesta”.⁵ Nämä metatietomääritykset julkaistaisiin siis mainitussa yhteisessä palvelussa.

Sanastotyön merkitystä vähättelemättä JHS 175:n ja JHS 170:n taustalla oleva visio paljastuu kuitenkin vasta JHS-metatietorekisterin toisen osan eli JHS-skeemakirjaston käyttöönoton myötä. Jo nyt pilottikäytössä oleva JHS-metatietorekisteri on nimittäin toteutettu siten, että yksittäisen käsitteen metatietojen tultua hyväksytyksi YSR:ssä suosituksen kuvaamalla tavalla, yksittäisten käsitteiden ns. teknisistä nimistä (osa metatietomääritystä) muodostetaan automaattisesti ns. atomaariskeemoja eli JHS 170 -suositusta noudattavia XML-skeemoja, jotka sisältävät käsitteiden atomisia tyyppi- ja elementtimäärittelyjä tietyn luokittelulogiikan mukaan ryhmiteltynä.

Menemättä liian syvälle taustalla oleviin tekniikoihin voidaan edellä mainittu visio kuvata parhaiten loppuasiakkaan eli kansalaisen, kuntalaisen tai yrityksen näkökulmasta. Tavoitteena on turhan byrokratian karsiminen julkisesta hallinnosta siten, että hallinnolliset prosessit, jotka perustuvat lähes yksinomaan asiakasta koskevien tietojen käsittelyyn laissa määrätyllä tavalla, automatisoidaan mahdollisimman pitkälle. Yksittäisen viranomaisen tehtäväksi tulee tällöin omien loppuasiakkaille tarjottavien palveluiden kuvaaminen toiminnallisina asiankäsittelyprosesseina, joissa tarvitaan tiettyjä tietoja ja sovelletaan tiettyjä sääntöjä. Näiden prosessien automatisointi voidaan toteuttaa esimerkiksi erilaisilla prosessinhallintatekniikoilla (esim. business process management, BPM), sääntökoneilla (business rules engine, BRE) sekä tarjoamalla prosessien ja sääntöjen tarvitsemia tietoja hyödynnettäväksi avoimien standardinmukaisten kyselyrajapintojen kautta (SOA eli palvelupohjainen arkkitehtuuri). Vallitsevan teknologisen valtavirtakäsityksen mukaan avoimet standardinmukaiset kyselyrajapinnat tulisi toteuttaa XML-tekniikalla, jolloin rajapinnan tarjoamat tiedot kuvattaisiin valikoituina koosteina JHS-skeemakirjaston tarjoamien atomaariskeemojen sisältämistä tietoelementeistä. 

Ideaalitilanteessa kansalaisen ja kuntalaisen oikeudet ja velvollisuudet yhteiskunnan suuntaan hoituisivat ennakoivasti, ilman että hänen itse tarvitsee tehdä muuta kuin elää omaa elämäänsä ja vastata satunnaisiin automaattisesti taustalla suoritettavien prosessien tarvitsemaa tietosisältöä tarkentaviin kysymyksiin – luonnollisesti elektronisesti omalta päätelaitteeltaan. JHS 175 ja JHS 170 edistävät vahvasti tätä visiota tarvittavan uuden infrastruktuurin luomiseksi Suomen julkiseen hallintoon. Vertailu menneiden vuosisatojen suuriin logistiikka- ja verkostohankkeisiin kuten postilaitoksen, rautateiden ja puhelinverkkojen kehittämiseen ei ole kovin kaukaa haettu.

Kenties positiivisinta näihin kahteen JHS-suositukseen liittyen on se tosiseikka, että niitä on ryhdytty myös soveltamaan käytännössä prosessin kuvaamalla tavalla. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) mandaatilla vuoden 2010 joulukuuhun saakka toimivan Ydinsanastoryhmän edesottamuksia voi seurata paitsi kaikille avoimena olevasta JHS-metatietorekisteristä (http://jhsmeta.fi) myös LinkedIn-verkostoitumispalvelun keskusteluryhmistä JHS 170 ja JHS 175. Toiminnan kehittämiseen kaivataan aktiivisia keskustelunavauksia ja kommentteja sekä varsinaisen sanastotyön että teknisten tietokomponenttien hyödyntämisen näkökulmasta. Menestyksen avaimena on aktiivinen verkostoituminen ja toimiminen yhdessä vision innoittamana. 

JHS-suositukset on julkaistu internetissä:
www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs175 ja www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs170

¹Antti Rainio: Sanomavälitteinen tietopalvelu – rekisterien yhteiskäyttö. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan julkaisu 2/1994. ISBN 951-47-9463-X
²Julkishallinnon XML-strategia. Valtiovarainministeriö/Hallinnon kehittämisosasto. Työryhmämuistio 18/2003
³Sanastot siltana saumattomalle tiedonvaihdolle. Valtiovarainministeriö/Hallinnon kehittämisosasto. Työryhmämuistio 3/2005
⁴JHS 175 Julkisen hallinnon sanastotyöprosessi. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Huhtikuu 2010
⁵Valtiotason kokonaisarkkitehtuurin määrittely – Julkishallinnon tietoarkkitehtuuri. Väliraportti 22.6.2010. Valtiovarainministeriö/Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö (ValtIT)