Valtionhallinnon kieli- ja käännöspalvelut osaksi valtioneuvoston hallintoyksikköä

Päivi Kouki

Valtioneuvoston hallintoyksikön (VNHY) perustaminen on osa laajempaa valtion keskushallinnon uudistamishanketta. Uuteen hallintoyksikköön on koottu valtioneuvoston ja ministeriöiden yhteisiä asiantuntijapalveluja kuten talous-, henkilöstö- ja tietohallinto, sisäisen viestinnän palveluita sekä muita virastopalveluja. Nämä asiantuntijapalvelut on jaettu viiteen toimialaan, jotka ovat tietotoimiala, tila- ja turvallisuustoimiala, henkilöstö- ja taloustoimiala, sisäisen viestinnän ja tietotuen toimiala sekä käännös- ja kielitoimiala. VNHY aloitti toimintansa 1. maaliskuuta 2015.

Käännös- ja kielitoimialan tehtäviin kuuluu tarjota ministeriöille niiden tarvitsemia käännös- ja kielipalveluita sekä sanastotyötä. Lisäksi sen tehtävänä on pitää huolta ministeriöiden virkakielen laadusta. Toimialan 70 työntekijää työskentelevät kolmessa eri yksikössä: kielipalveluiden tukiyksikössä, ruotsin kielen yksikössä sekä vieraiden kielten yksikössä. Haastattelimme yksiköiden johtajia Kaisa Kuhmosta, Katarina Petrelliä ja Taru Virtasta siitä, kuinka valtionhallinnon käännös- ja kielipalvelut muuttuvat VNHY-uudistuksen myötä.

Kääntäjät saman katon alle

Aiemmin jokaisella ministeriöllä oli omat kääntäjänsä ja valtioneuvostossa omansa. Nyt valtioneuvoston hallintoyksikön perustamisen myötä kaikki valtionhallinnossa työskentelevät kääntäjät sijoittuvat johonkin kolmesta käännös- ja kielitoimialan yksiköstä. “Kääntäjän työpöytä saattaa tosin edelleen sijaita tietyssä ministeriössä, mutta hallinnollisesti kaikki kääntäjät ovat nyt osa samaa toimialaa”, vieraiden kielten yksikköä johtava Virtanen mainitsee. “Myöhemmin tänä vuonna toimiala muuttaa uusiin tiloihin Arppeanumiin Snellmaninkadulle, ja sen jälkeen yhä useammat kääntäjät ovat fyysisestikin saman katon alla.” Uudet käytännöt eivät ole vielä täysin vakiintuneita, mutta tarkoitus on, että ministeriöiden kanssa sovittaisiin yhteistyöhenkilöistä, joiden kanssa kääntämisen palveluita voitaisiin suunnitella ja koordinoida entistäkin paremmin. Tarkoitus ei kuitenkaan ole lisätä turhia välikäsiä käännösten koordinointiin, vaan ministeriöistä tulevat käännöspyynnöt päätyvät suoraan oikeaan yksikköön kielen mukaan.

Petrellin johtama ruotsin kielen yksikkö on suurin käännös- ja kielitoimialan yksiköistä. Se on edelleen jaettu kolmeen ryhmään, joista kaksi on säädöskääntämisen ryhmiä ja yksi ajankohtaiskääntämisen ryhmä. Yhteensä näissä ryhmissä työskentelee 45 kääntäjää, joiden tehtävänä on kääntää ruotsin kielelle muun muassa hallituksen esitykset ja asetukset, valtioneuvoston ja ministeriöiden päätöksenteossa tarvittavat asiakirjat, tiedotteet, verkkosivut sekä ministerien puheet. Vieraiden kielten yksikössä kääntäjiä toimii 16. He kääntävät niitä tekstejä, jotka tarvitaan englannin- tai venäjänkielisinä – esimerkiksi lainsäädännön tektejä, kansainvälisissä yhteyksissä tarvittavia asiakirjoja, tiedotteita ja raportteja. Kääntämisen lisäksi yksiköt neuvovat ruotsia, englantia ja venäjää koskevissa kieliasioissa, laativat ohjeita kääntämistä koskevissa asioissa sekä kielenhuoltavat virkamiesten kirjoittamia tekstejä. Vieraiden kielten yksikkö tarjoaa myös venäjän kielen tulkkauspalveluita valtionhallinnolle.

Petrell ja Virtanen toteavat, että kääntäjien työn sisältöön organisaatiouudistus vaikuttaa vain vähän. “Vaikka kääntäjät eivät enää kuulu tietyn ministeriön alaisuuteen, on järkevää, että tietyn hallinnonalan tekstejä kääntänyt henkilö jatkaa myös jatkossa saman alan parissa. Kun alan sanasto ja tekstit ovat tulleet tutuksi, työ on helpompaa ja nopeampaa”, Petrell sanoo. “Samoin aiemmin valtioneuvoston kanslian käännöspalvelussa työskennelleet säädöskääntäjät jatkavat edelleen säädösten parissa, koska se on oma erityisalueensa johon heillä on erityisosaamista.” Yhteisissä yksiköissä työskenteleminen kuitenkin helpottaa töiden jakamista muille kääntäjille silloin, kun jonkin alan käännöstehtävissä on ruuhkaa. Johtajat mainitsevat, että mahdollisuus kääntää silloin tällöin eri hallinnonalojen tekstejä tarjoaa kääntäjille myös mahdollisuuden laajentaa omaa osaamistaan.

Uudet yhteiset työvälineet lienevät kääntäjien työhön eniten vaikuttava uudistus. Aikaisemmin ministeriöiden kääntäjillä on saattanut olla käytössä omia käännösmuistiohjelmia ja sisäisiä termipankkeja, mutta niiden sisältämä tieto ei ole useinkaan kulkenut ministeriöiden välillä. Tulevaisuudessa kaikki käyttävät samaa ohjelmaa, mikä helpottaa ja nopeuttaa kääntämistä varsinkin silloin, kun kääntäjä työskentelee itselleen vieraampien tekstien parissa. Yhteinen käännösmuisti on tarkoitus jakaa myös niille valtionhallinnon ulkopuolisille kääntäjille, joilta käännös- ja kielitoimiala ostaa käännöspalveluja. Näin pystytään tuottamaan entistä yhdenmukaisempia tekstejä.

Terminologisella työllä tärkeä tehtävä

Kolmas käännös- ja kielitoimialan yksiköistä on kielipalveluiden tukiyksikkö. Tukiyksikön palveluihin kuuluu erilaisia neuvonnan ja organisoinnin tehtäviä: yksikkö esimerkiksi neuvoo kieli- ja termiasioissa ja tulkkauspalveluiden hankinnassa, organisoi virkakielenhuoltoa valtioneuvostossa sekä hoitaa ulkoistamisen silloin, kun on tarvetta kääntää teksti jollekin muulle vieraalle kielelle kuin englannin tai venäjän kielelle. Lisäksi yksikössä tehdään valtionhallinnossa tarvittavaa terminologista työtä, johon kuuluu käsiteanalyysi ja käsitteiden määrittely, termisuositusten antaminen sekä sanastojen laatiminen. Kielipalveluiden tukiyksikön vastuulla on myös valtioneuvoston julkisen termipankin Valterin ylläpitäminen (www.valter.fi) sekä toimialan käännösmuisti- ja termipankkiohjelmat.

Terminologista työtä tehtiin valtioneuvoston kansliassa myös ennen nykyistä toimialajakoa, jolloin siitä oli vastuussa valtioneuvoston kanslian käännös- ja kielipalvelu. Valtioneuvoston kansliassa on toteutettu muun työn lisäksi myös useamman vuoden kestäviä sanastohankkeita yhdessä muiden julkishallinnon organisaatioiden kanssa. Kielipalveluiden tukiyksikköä johtava Kuhmonen kertoo, että tällä hetkellä on käynnissä tuomioistuinsanastohanke sekä jatkuvaluonteisena toteutettava lainsäädäntösanastohanke. Lisäksi käännös- ja kielitoimialan työntekijöitä osallistuu myös muihin sanastohankkeisiin, kuten opetus- ja kulttuuriministeriön koordinoimaan Opetus- ja koulutussanasto OKSAn laatimiseen sekä ruotsinkielistä lakikieltä käsittelevän Svenskt lagspråk i Finland (Slaf) -julkaisun uudistetun painoksen laatimiseen.

Kuhmonen arvioi, että yksikön resurssien vuoksi terminologinen työ keskittyy tulevaisuudessa käännöstyötä ja säädösvalmistelua tukevaan työhön laajamittaisten sanastohankkeiden sijaan. Sanastotyön sisällyttäminen säädöstyöhön jo valmisteluvaiheessa onkin yksiköiden johtajien yhteinen tavoite: he toivovat, että uusiin termeihin päästäisiin vaikuttamaan jo ennen kuin ne tulevat kääntäjien työpöydälle. “Hyviä, harkitusti muodostettuja termejä on helpompi kääntää”, Kuhmonen summaa, ja lisää, että myös erikielisiä vastineita voi tällöin pohtia jo etukäteen. Kielipalveluiden tukiyksikkö tulee edelleen tarjoamaan myös termineuvontaa sekä ylläpitämään julkista Valter-termipankkia (www.valter.fi), jossa kieli- ja käännöstoimialan terminologisen työn tulokset julkaistaan. Samoin jatketaan EU:n toimielinten suomen kääntäjien ja Suomen ministeriöiden virkamiesten yhteistyöverkoston ESKOn toiminnan koordinoimista. ESKO-verkosto auttaa EU-kääntäjiä löytämään ministeriöistä oikeat asiantuntijat, kun he tarvitsevat tietoa jonkin hallinnonalan termeistä tai ilmauksista.

Hyvä suunnittelu kantaa hedelmää

Tätä haastattelua tehtäessä valtioneuvoston hallintoyksikkö on ollut toiminnassa kahden kuukauden ajan ja uudistukseen liittyvä työ jatkuu edelleen. Tällä hetkellä ajankohtaista on muun muassa käännöspalveluiden kilpailutussuunnitelman laatiminen sekä käännöstarpeiden ennakointimallin kehittäminen. “Budjetoinnin ja työn suunnittelun kannalta on tarpeen pystyä ennakoimaan ministeriöiden käännöstarvetta etenkin silloin, jos tiedossa on suuria käännöshankkeita. Tätä haluamme kehittää”, sanoo Kuhmonen. Toukokuun lopulla otettiin käyttöön uusi käännöstoimeksiantojen hallintajärjestelmä. Tästä lähtien käännöstoimeksiannot tehdään valtioneuvoston intranetissä tilausomakkeella. Järjestelmä välittää toimeksiannot kääntäjille muun muassa sillä perusteella, minkä kielistä käännöstä toimeksianto koskee. Samalla toimeksiannot ja niihin liitetyt tiedostot tallentuvat järjestelmään. Automaattisesti toimiva järjestelmä helpottaa myös töiden tilastointia, mistä puolestaan on hyötyä suunnittelussa.

Kieli- ja käännöstoimialan yksiköiden johtajat ovat tyytyväisiä siihen, kuinka VNHY-uudistusta on tähän mennessä toimialalla toteutettu. Etukäteen tehty huolellinen suunnittelutyö kantaa nyt hedelmää: palveluiden käyttäjiltä on tullut jo alkuvaiheessa positiivista palautetta. “Pystymme tarjoamaan yhdenmukaisesti kaikille asiakkaillemme entistä sujuvampaa palvelua, ja olemme saaneetkin kiitosta erityisesti palveluiden selkeydestä”, Virtanen iloitsee.