Terminologisen sanaston käytettävyys ja siihen vaikuttavat tekijät

Siiri Susitaival

Tarkastelin syyskuussa 2010 valmistuneessa pro gradu -työssäni terminologisen sanaston käytettävyyteen vaikuttavia tekijöitä. Tutkimukseni kohteena oli Sanastokeskus TSK:n yhteistyössä Elintarviketurvallisuusvirasto Eviran kanssa laatima Elintarvikelain mukaisten rekisterien sanasto – Valvontakohteet (KUTI 1), joka valmistui vuonna 2008 osana kuntien valvontatietojärjestelmän kehittämisprojektia. Työni empiirinen aineisto koostui tämän sanaston laatijoille ja käyttäjille tehdystä käytettävyystutkimuksesta, joka toteutettiin haastattelemalla sekä Kuti 1 -sanaston laadintaan osallistuneita sanaston erikoisalan ja terminologian asiantuntijoita että sanaston käyttäjiä keväällä 2010.

Sanastojen käytettävyyttä tutkittu vain vähän

Erikoisalojen sanastojen tarve kasvaa jatkuvasti, kun uusia teknisiä sovelluksia ja työmenetelmiä saapuu Suomeen. Myös EU-direktiivien kieli ja niissä käytettävät termit vaativat käyttäjiltään tarkkaavaisuutta. Erikoisalalla käytetyn kielen yhtenäistämisessä on tärkeää huomioida termien käyttäjien näkemys alalla käytetyistä termeistä ja niiden merkityksestä. Erikoisalan sanaston laadinnassa on lisäksi kiinnitettävä huomiota sanaston helppokäyttöisyyteen ja ymmärrettävyyteen. Vaikka terminologit ja sanaston erikoisalan ammattilaiset tekevätkin yhteistyötä sanaston laadintavaiheessa, sanastoon saattaa jäädä kohtia, jotka vaikeuttavat sen ymmärtämistä ja saattavat vähentää sanaston käyttöä. Myös käyttäjän odotukset sanastoa kohtaan ja näkemys sen käytettävyydestä voivat olla toisenlaiset kuin sanaston laatijoilla.

Ratkaisu tähän on sanastojen käytettävyyden kehittäminen. Käytettävyydellä tarkoitetaan jonkin tuotteen tai käyttöliittymän kehittämistä käyttäjän kannalta mahdollisimman helpoksi ja ymmärrettäväksi. Hyvin suunniteltu käytettävyys auttaa käyttäjää käyttämään tuotetta tai käyttöliittymää tehokkaammin, nopeammin ja virheettömämmin. Tuotteen kehittäjä puolestaan voi pienentää tuotteen valmistus- ja huoltokustannukset minimiin ja parantaa tuotteen myyntiä.

Käytettävyys on melko uusi tutkimusala sekä käännöstieteen puolella että terminologiassa. Käännöstieteessä on kuitenkin aina pohdittu käännöksen vastaanottajan reaktioita, vastaanottajan huomioon ottamista ja sitä, miten käännöksestä saadaan vastaanottajan kannalta niin ymmärrettävä kuin mahdollista. Kun kehitetään terminologisen sanaston käytettävyyden osa-alueita, kuten opittavuutta, käytön tehokkuutta, muistettavuutta, virheiden välttämistä tai tyytyväisyyttä, sanaston omaksumiseen käytettävän ajan tarve vähenee. Käyttäjä voi alkaa nopeasti käyttää sanastoa tiedonhakuun sitä työtä varten, jota hän oli alun perin tekemässä, ilman että hänen täytyy pohtia, miten sanastoa käytetään.

Sanastojen käytettävyyttä on tutkittu vain vähän, ja erityisen vähän on tutkittu perinteistä painettua, paperimuodossa olevaa sanastoa. Sanastojen käytettävyyden tutkiminen on tähän mennessä keskittynyt lähinnä internetissä saatavilla oleviin sanastoihin ja termipankkeihin. Näissä tutkimuksissa on voitu hyödyntää myös sähköiseen käyttöliittymään liittyvää käytettävyystutkimusta, koska tässä muodossa olevia sanastoja käytetään tietokoneen avulla.

Vaikka terminologiset sanastot laaditaan usein helposti painettavaan muotoon, niitä painetaan nykyään kustannussyistä vain harvoin. Painamisen sijaan sanastot julkaistaan usein sähköisessä muodossa, esimerkiksi PDF-dokumentteina. Tällaiset sanastot ovat käyttöliittymältään paperimuodossa olevia sanastoja yksinkertaisempia monella tavalla, muun muassa termien haku sanastosta on helpompaa ja nopeampaa.

Sanaston käyttöliittymä ei kuitenkaan ole ainoa käytettävyyteen vaikuttava tekijä. Tärkeitä tekijöitä ovat myös sanaston sisältö sekä käyttäjän kokemukset sanaston helppokäyttöisyydestä. Ehkäpä käyttäjälle tärkein käytettävyystekijä on se, löytääkö hän sanastosta etsimänsä termin ja vastaako tämä termi hänen tarpeisiinsa. Jos käyttäjä on tyytyväinen sanaston sisältämiin termeihin ja määritelmiin, hänen mielipiteensä sanastosta on yleensä positiivinen.

Käyttäjien ja sanaston laatijoiden haastattelut aineistona

Pro gradu -työtäni varten haastattelin terminologisen sanaston laadintaan osallistuneita, sekä Sanastokeskus TSK:n terminologeja että elintarvikevalvonnan asiantuntijoita Evirasta, käytettävyyteen liittyvistä asioista, nimenomaan sanaston laatijan näkökulmasta. Lisäksi haastattelin sanaston erikoisalan asiantuntijoita, jotka käyttävät tai ovat aiemmin käyttäneet Kuti 1 -sanastoa työssään.

Haastatteluissa kysyin sekä sanaston erikoisalan asiantuntijoilta että terminologeilta, mitkä käytettävyystekijät heidän mielestään vaikuttivat eniten tämänkaltaisen sanaston käytettävyyteen, ja miten näitä tekijöitä voitaisiin parhaiten arvioida. Kaikki haastatellut asiantuntijat olivat olleet jollain tavalla osallisena kyseisen Kuti1 -sanaston tai vastaavan terminologisen sanaston laatimiseen. Kysymysten tarkoituksena oli selvittää, mitä käytettävyystekijöitä oli otettu huomioon sanaston laadintaprosessin aikana.

Kuti 1 -sanaston käyttäjiltä kysyin, miten he käyttävät sanastoa ja mitä mieltä he ovat sanaston eri osien käytettävyydestä. Tarkoituksenani oli selvittää, mitkä sanaston osat ovat helpoimpia tai vaikeimpia käyttää ja miten tämä vaikuttaa sanaston käytettävyyteen yleensä. Haastateltujen käyttäjien määrä oli melko pieni, vain viisi henkilöä. Käyttäjistä kaksi oli tietojärjestelmän ohjelmistotoimittajien edustajia ja kolme terveystarkastajia.

Haastatteluissa kävi ilmi, että haastatellut käyttäjät käyttävät Kuti 1 -sanastoa monipuolisesti sekä paperisena että PDF-muodossa. Sähköisessä muodossa olevien sanastojen yleistymisestä huolimatta käyttäjät tuntuvat kuitenkin lukevan mieluummin perinteistä paperimuotoista sanastoa. Sähköistä sanastoa käytetään nopeaan tiedonhakuun, paperista sanastoa luetaan tarkemmin ja huolellisemmin.

Käyttäjien näkemykset Kuti 1 -sanastosta ovat enimmäkseen positiivisia. Sanastoa pidettiin hyödyllisenä, melko helppokäyttöisenä ja sen sisältöä pidettiin täsmällisenä ja riittävänä. Eräs mielenkiintoinen tulos oli se, että lähes jokainen käyttäjä mainitsi eri tekijän tärkeimmäksi käytettävyyteen liittyväksi seikaksi. Tämä korostaa sitä seikkaa, että jokainen sanaston käyttäjä kokee käytettävyyden yksilöllisesti. Tietylle käyttäjälle tärkein käytettävyystekijä riippuu tämän käyttäjän aikaisemmista kokemuksista samankaltaisista sanastoista sekä siitä, mihin käyttäjä sanastoa tarvitsee.

Ehdotuksia sanaston käytettävyyden kehittämiseksi

Terminologinen sanasto vaatii käyttäjältään jonkin verran perehtymistä ja sanaston ohjeiden huolellista lukemista. Ohjeiden merkitys käytettävyydelle onkin erittäin suuri. Jos käyttäjä ei ole aikaisemmin käyttänyt terminologista sanastoa, hänen voi olla vaikea käyttää sitä lukematta ensin siitä annettua ohjeistusta. Selkeyden ja yksiselitteisyyden lisäksi ohjeiden tulisi olla mahdollisimman lyhyet. Huolellisesti laadittujen ohjeiden avulla voidaan vaikuttaa sanaston käytön tehokkuuteen, käytön nopeuteen sekä helppokäyttöisyyteen.

Toinen sanaston käytettävyyteen vaikuttava tekijä on sanaston sisältö eli termit ja määritelmät. Sanaston säännöllinen päivittäminen lisää käyttäjien tyytyväisyyttä ja sanaston uskottavuutta. Kuti 1 -tyyppisen erikoisalan sanaston jatkuva päivittäminen ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista, sillä sanaston käsitteet ovat melko pysyviä. Sopiva päivitysväli riippuukin alan kehittymisen nopeudesta. Sellaisilla aloilla, joilla sanasto kehittyy jatkuvasti alalle tulevien uusien tekniikoiden tai palvelujen myötä, sanaston jatkuva päivittäminen olisi tärkeää. Kustannussyistä tämä ei kuitenkaan usein ole mahdollista.

Kolmas sanaston käytettävyyttä parantava tekijä on hakemistojen kehittäminen. Haastatteluista kävi ilmi, ettei juuri kukaan käyttäjistä ollut käyttänyt Kuti 1 -sanaston hakemistoja. Hakemistojen käytön lisääminen lisäisi sanaston käytettävyyttä tehokkuuden, nopeuden sekä helppokäyttöisyyden osalta. Käytettävyyden kannalta hakemistojen tulisi olla mahdollisimman helposti saatavilla, jotta varsinkin paperimuotoista sanastoa lukevan käyttäjän on helppo ottaa ne käyttöön. Vaikka hakemistojen paikka on määritelty sanaston laatimisesta annetuissa ohjeissa, niiden tämän hetkinen sijoituspaikka sanaston lopussa ei käytettävyyden kannalta ole paras mahdollinen.

Mikäli hakemistot olisivat sanaston alussa, vaikkapa sisällysluettelon jälkeen, sanaston termit olisivat heti käyttäjän luettavissa ja haettavissa eikä käyttäjän tarvitsisi selata läpi koko sanastoa löytääkseen tarvitsemansa termit. Toisaalta käyttäjän kannalta sanaston alussa on jo ennestään melko paljon asiaa ennen varsinaista sanastoa. Ratkaisu tähän olisi siirtää sanaston määritelmäkielen mukainen hakemisto sanaston alkuun ja jättää mahdolliset muut hakemistot sanaston loppuun. Kuti 1 -sanaston tyyppisissä sanastoissa, joita käytetään lähes yksinomaan suomeksi, suomenkielisen hakemiston nostaminen sanaston alkuosaan olisi perusteltua.

Koska terminologisen sanaston käytettävyyttä on tutkittu melko vähän, tutkimukseni aikana nousi esiin useita mielenkiintoisia uusia tutkimusaiheita.  Esimerkiksi Kuti 1 -sanastoa mahdollisesti silloin tällöin käyttävillä kielen ammattilaisilla on varmasti erilainen näkemys käytettävyyteen vaikuttavista seikoista kuin nyt haastatelluilla sanaston erikoisalan asiantuntijoilla. Terminologisen sanaston käytettävyyden tutkiminen on kuitenkin haastavaa, koska tähänastinen tutkimus on keskittynyt lähinnä sähköisiin termipankkeihin. Uusien tutkimusten avulla voitaisiin kuitenkin tuoda uusia näkökulmia nimenomaan paperi- ja PDF-muotoisten sanastojen käytettävyyden tutkimukseen ja edelleen kehittää terminologisten sanastojen käytettävyyttä.

Pro gradu -työni Terminologiseen sanastoon vaikuttavat käytettävyystekijät on luettavissa kokonaisuudessaan Tampereen yliopiston tutkielmatietokannassa http://tutkielmat.uta.fi.