Sanastotyön alkutaipale: perusteet hyvälle sanastotyön aloitukselle

Seija Suonuuti

Sanastotyön hyödyistä ollaan yleensä yksimielisiä, kunnes tulee perustelujen aika. Me sanastotyön tekijät ja suoraan sanastotyön tuloksia käyttävät olemme yhtä mieltä siitä, että sanastotyö on hyödyllistä ja kannattavaa. Sanastotyön kustannuksia ja hyötyjä voi kuitenkin olla haasteellista perustella päättäjille, jotka ovat johdon tai talouden asiantuntijoita eivätkä tunne sanastotyötä tai sen puutteen aiheuttamia ongelmia. Mielestäni myös sanastotyön asiantuntijan on hyvä paneutua perusteellisesti työn edellytyksiin. Se luo hyvän näkökulman sanaston tarpeisiin ja hyötyihin ja auttaa meitä luomaan entistä parempia sanastoja.

Yleispätevää perustelua sanastotyön aloittamiselle ei voi kirjoittaa, sillä hyödyt riippuvat ympäristöstä, jossa sanastotyötä käytetään. Ensimmäiseksi täytyy esittää itselleen kysymys, millaista sanastotyötä juuri minun organisaationi tarvitsee. Riittäviä perusteluja sanastotyön aloittamiselle on hyvin vaikea löytää, jos työn luonteesta ei ole ennakkokäsitystä.

Kuten monessa muussakin hankkeessa, myös sanastotyössä esiselvitys on yksi tärkeimpiä vaiheita ja se kannattaa tehdä perusteellisesti ja eri vaihtoehtoja punniten. Yleisin näkemäni virhe on työn aloittaminen pelkkien oletuksien perusteella ja termipankkiohjelmiston  hankintaan sitoutuminen ennen kuin on minkäänlaista aavistusta sen tulevasta sisällöstä tai työn tekijöistä. Hyvä termipankki ei synny itsestään ilman suunnittelua ja asiantuntevia tekijöitä. Sanastotyön tavoite on aina ohjata termien käyttöä. Jos termipankki rakennetaan vain listaamalla käytössä olevia termejä ilman tavoitteita, rajausta tai sanaston yhtenäistämistä, jäävät sanastotyön hyödyt lähinnä nimellisiksi. Sanasto voi näyttää ulkoisesti hienolta, mutta se ei ratkaise ongelmia, anna vastauksia kysymyksiin tai ohjaa termien käyttöä. Käyttäjilleen tällainen termipankki voi luoda valheellista tyytyväisyyden tunnetta ja varmuutta – löytyyhän heidän hakemansa termi aina termipankista. Valveutuneempi käyttäjä saattaa kuitenkin huomata, että sanasto antaa jokaiseen kysymykseen monta keskenään ristiriitaista vastausta. Mikään ei siis muutu eikä sanastotyö vaikuta teksteihin, joiden tukena sanastoa käytetään. Sama tulos saavutettaisiin käyttämällä hakukoneita, jolloin termipankki ei tarvita.

Käytännössä sanastotyö on ja voi olla vaikuttava tekijä ainakin seuraavista näkökulmista:

• laatu
• kielenkäytön yhtenäisyys ja lokalisoitavuus
• kustannukset.

Laatunäkökohdat

Sanastotyön hyötyjä pohdittaessa laatu on usein ensimmäinen esille tuleva tekijä, ja sanastotyö vaikuttaa kiistatta toiminnan ja kielen laatuun. Mikäli laadussa ei ole ollut selvästi havaittavia ongelmia, ei laadun parantaminen kuitenkaan ole riittävä perustelu päätöksenteon kannalta. Laatu on aina suhteellista ja kielen laatu huomataan usein vasta silloin, jos siinä on todellisia ongelmia. Kielen laatua pidetään usein riittävänä, mikäli siihen liittyviä tilastoituja ongelmia ei ole, ja erinomaisena, mikäli se on parempi kuin kilpailijalla.

Laadun käyttäminen perusteena sanastotyön aloittamiselle on toimiva vaihtoehto silloin, jos kieli on jo ennestään huomattu kehityskohteeksi. Vaihtoehtoisesti voidaan tilastoida virheitä ja hakea esimerkkejä tapauksista, joissa ongelmat johtuvat sanastotyön puutteesta. Tällöin puhutaan kuitenkin usein jo kustannuksista. Virheellinen tai huono termi voi vaikeuttaa tekstin ymmärtämistä, antaa epäammattimaisen kuvan tuotteesta tai palvelusta, vaikeuttaa tiedonhakua tai peräti estää tiedon löytymisen. Näiden perustelujen käyttäminen vaatii ongelmien tilastointia ja esimerkkejä käytännön tilanteista: miten termivalinta vaikutti laatuun, miten se korjattiin, mitkä olivat korjauksen kustannukset ja vaikutukset tuotekuvaan ja aiheuttiko virhe ajallisia ongelmia (esimerkiksi myöhästymisen tai toimituskatkoksen).

Laatunäkökohdat ovat usein voimakkaasti sidoksissa kielen yhtenäisyyteen ja lokalisoitavuuteen eli siihen, kuinka hyvin viesti on mahdollista sovittaa toiselle kielelle ja erilaiseen kulttuuriin. Laadukas teksti voi kuitenkin olla vaikeasti lokalisoitava. Sen sijaan jos teksti tarkoituksella alusta saakka suunnitellaan helposti lokalisoitavaksi tai yhtenäistä termien käyttöä korostetaan, on tavoite monesti jo laajempi kuin puhtaasti tekstin laatu, sillä vaikutukset näkyvät myös lokalisoinnin kustannuksissa. Siksi tämä alue on mielestäni kustannusten ja laadun välimaastossa.

Yhtenäisyys ja lokalisoitavuus

Sanaston yhtenäisyys vaikuttaa tekstiin monesti huomattavasti enemmän kuin puhtaasti kielen laatu. Ulkopuolisen lukijan on helpompi havaita epäyhtenäinen termien käyttö kuin heikkolaatuinen tai huono termistö. Epäyhtenäinen termistö vaikeuttaa tekstin ymmärtämistä ja tekee siitä vaikealukuista, mikä puolestaan antaa tuotteesta epämääräisen tai vaikeasti ymmärrettävän kuvan. Huonolaatuisella termistöllä tarkoitan lähinnä epätarkkojen tai väärien termien käyttöä tai lainojen viljelyä omakielisten termien sijaan. Jos tämä tehdään yhtenäisesti, ei asiaan perehtymätön lukija sitä välttämättä huomaa. Asiantuntijalle heikkolaatuinen termistö sen sijaan antaa tekstistä huonon kuvan.

Yhtenäisyys voi olla puhtaasti laatutekijä, mutta joissain tapauksissa epäyhtenäisyydellä voi olla myös laatua ratkaisevampi merkitys – esimerkiksi silloin, jos tekstin nopea ja täsmällinen ymmärtäminen on tärkeää esimerkiksi turvallisuuden kannalta. Tämä voi tulla kyseeseen turvallisuuteen liittyvillä aloilla, vaarallisia aineita käsiteltäessä tai sellaisten prosessien ja tehtävien kohdalla, joissa turvariski on suuri.

Kirjoittamisen kannalta yhtenäinen sanasto, jossa yhdestä käsitteestä käytetään vain yhtä termiä tai korkeintaan rajattua määrää synonyymejä, on ensiarvoisen tärkeä jos tekstiä muutetaan tai korjataan. Yhtenäistä tekstiä on huomattavasti helpompaa korjata termin vaihtuessa. Yhtenäinen teksti on myös helpompi lokalisoida, kun kääntäjä ei joudu arvailemaan, onko kyseessä synonyymi vai kokonaan eri käsite. Kokemukseni mukaan kääntäjä valitsee usein saman määrän termivariaatioita kuin lähtötekstissä, jos se vain on mahdollista. Kun termit on valmiiksi mietitty ja synonyymien määrä on mahdollisimman vähäinen, voi kääntäjä minimoida käännösvirheiden määrää ja turvallisin mielin valita tekstiyhteyteen parhaiten sopivan synonyymin. Kun termityö tehdään jo valmiiksi monikielisyyttä ajatellen, voidaan myös termien lokalisoitavuus ottaa huomioon jo etukäteen.

Käyttäjän kannalta yhtenäinen sanasto luo jo aikaisemmin käsiteltyä laatua. Yhtenäinen sanasto antaa tuotteesta laadukkaan kuvan ja vaikuttaa myös suoraan käyttäjän kokemuksiin. Esimerkiksi tiedon haku helpottuu sekä hakukoneilla että itse tuotteen tekstien sisällä. Tekijä taas pystyy helpommin muokkaamaan tuotteen tekstiä eri kohderyhmille. Ei ole esimerkiksi lainkaan tavatonta, että sama käsite tunnetaan eri aloilla eri termeillä, ja jos tuote on suunnattu useammalle alueelle, on mahdollista, että siitä joudutaan tekemään alakohtaisia versioita. Tämä helpottuu huomattavasti, jos sanasto on yhtenäistä ja on tiedossa, mikä termi on käytössä milläkin alueella.

Kustannukset

Eri yritykset ovat raportoineet kustannusten säästöjä sanastotyön aloittamisen jälkeen. Raporteista käy ilmi, että säästöt ovat yleisesti noin 20 % ja vaihteluväli 7—35 %.  Säästöistä saadut tiedot perustuvat ;yleensä haastatteluun eikä tarkkoja mittaustuloksia ole esitetty tai ne eivät ole julkisesti saatavilla. Itse pidän 20 %:n säästöjä mahdollisena, mutta 35 % tuntuu liioitellulta siitäkin huolimatta, että säästöt riippuvat lähtötilanteesta sekä siitä, kuinka suuria ongelmia sanastotyön puute on tuottanut. Myös alalla yleisesti käytössä olevien julkisten sanastojen saatavuus voi vaikuttaa säästöihin, koska osa termeistä on jo valmiiksi selvitetty ja todennäköisesti siis käytössä.

Se millaisia säästöjä sanastotyöllä voidaan saavuttaa, riippuu sanastotyön luonteesta. Yksikielisen sanastotyön säästöt jäävät usein pienemmiksi kuin monikielisen työn. Säästöt eivät kuitenkaan riipu yksinomaan kielten määrästä. Muita vaikuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi termistön käyttäjien määrä, käsiteltävien termien määrä ja termien vakiintuneisuus.

Miten sanastotyön säästöjä sitten voi laskea? Selkein mitattava tulos saavutetaan, jos voidaan mitata kirjoitus- tai lokalisointityön kustannuksia ennen ja jälkeen sanastotyön aloituksen. Säästöjen pitäisi näkyä selvänä pudotuksena tarkasteltaessa kustannuksia tuotettavaa merkkimäärää kohden, kun muu ympäristö ei muutu. Näistä säästöistä tulee luonnollisesti vähentää sanastotyön juoksevat kulut sekä tavoitellulle aikavälille jaetut perustamiskustannukset. Perusteluksi sanastotyön aloittamiselle tästä menetelmästä ei tosin ole, sillä laskelmat voidaan tehdä vasta kun sanastotyötä on jo tehty. Sanastotyön tulee jatkua tarpeeksi kauan ennen kuin arvioita voidaan tehdä, jotta sanaston kattavuus on riittävä. Yleensä tämä aika on vähintään yhdestä kolmeen vuotta.

Sanastotyötä aloitettaessa on siis tyydyttävä arvioihin. Mitä paremmin arviota voidaan perustella laskelmilla, sitä luotettavampana sitä voidaan pitää. Arviossa voidaan kartoittaa termien hakemiseen, keskusteluihin, tarkistuksiin ja virheiden korjaamiseen käytettyä aikaa. On yleistä, että oikeasta termistä kiistellään pitkäänkin, mutta kukaan ei kirjaa keskustelua muistiin, ja sama ongelma ratkaistaan uudestaan kerta toisensa jälkeen. Oleellinen kysymys on, kuinka kauan oikean termin selvittämiseen tai termeistä aiheutuneiden virheiden korjaamiseen keskimäärin käytetään aikaa. Henkilömäärästä riippuen kysely voidaan tehdä koko kirjoittavalle henkilöstölle tai otokselle. Olen itse tehnyt muutamia tällaisia kyselyjä urani aikana, ja niiden perusteella sanastotyöstä koituneet säästöt ovat vaihdelleet 3 %:sta 20 %:iin (en koskaan ole tosin päässyt tekemään kyselyä sanastotyön kannalta täysin neitseellisessä ympäristössä). Seuraavassa esimerkissä kirjoittavan henkilöstön määrä on 50 henkeä, arvioitu ajan säästö 5 % ja kulut henkeä kohden kuussa 3 000 euroa. Esimerkki on viitteellinen eikä perustu todelliseen kerättyyn tietoon.

Kirjoittamisen kulut/kk = 50 * 3 000 € = 150 000 €

Sanastotyön säästöt/kk = 5 % = 0.05 * 150 000 € = 7 500 €

Jos oletetaan, että yhden henkilötyökuukauden panos sanastotyöhön maksaa myös 3 000 €, voitaisiin sanastotyöhön palkata henkilö ja sen lisäksi sanastotyön aloituksen kustannusten kuoletuksiin ja alkuinvestointeihin (esimerkiksi termipankkiohjelma) jää 4 500 €/kk ilman, että lisäkustannuksia syntyy. Jos käytetään esimerkiksi vuoden kuoletusaikaa, jää esimerkissä muihin kustannuksiin 54 000 euroa!

Haluttaessa esimerkin laskelman perusteella voidaan vielä laskea sanastotyön tuottoluku (ROI). Oletetaan laskelmaa varten, että termipankin investointikulu on 20 000 euroa ja että termipankki saavuttaa tarvittavan sisällön kriittisen rajan vuoden työn jälkeen. Tällöin kokonaisinvestointi on 20 000 e + 12*3 000 e = 56 000 e. Jos tuottoluku lasketaan perinteiselle 12 kk jaksolle, se jää matalammaksi kuin aloituskulujen kuoletuksen jälkeen, mutta kuitenkin positiiviseksi jo vuoden jaksolla. Laskukaavoja on useita, mutta käytän tässä seuraavaa:

ROI = (investoinnin tuotto) * 100
              investointikulut

Tuotto = kokonaissäästö – kulut = (12* 7 500 €) – 56 000 €) = 34 000 e

ROI = (34 000 / 56 000)*100 = 60,7 %

Tuottoluku jää siis positiiviseksi jo 12 kuukauden arviointijaksolla ja ylittää hyvänä pidetyn 20 %. Laskelmaa voidaan käyttää perusteena myös arvioitaessa termipankkiin käytettävissä olevan investoinnin suuruutta.

Yllä olevassa esimerkissä en ole erikseen arvioinut monikielisyyden aiheuttamia tekijöitä. Käytännössä voidaan sanoa, että kielten määrän lisääntyessä kulut kieltä kohden putoavat – ainakin silloin, kun sanastotyö perustuu lähdekielen käyttöön ja muille kielille haetaan vain termivastineet. Kokemukseni mukaan yhtä termiä ja määritelmää kohden käytetty aika vaihtelee lähdekielen osalta noin 20 minuutista 180 minuuttiin terminologin kokemuksesta, termistön vaikeudesta, vakiintumisasteesta ja käytettävissä olevista lähteistä riippuen. Sen sijaan kun lähdekielinen osuus sanastosta on hyvin tehty, vastineiden hakuun käytettävä aika on huomattavasti lyhyempi. Omassa työssäni vaihteluväli on ollut kahdesta kahteenkymmeneen minuuttiin. Tällöin aikaan vaikuttaa itse kieli ja käsiteltävän alueen vakiintuneisuus kielessä sekä tekijän kokemus ja kielitaito.

Sanastotyö saattaa vaikuttaa paitsi puhtaasti ajankäyttöön, myös muihin investointeihin tai kustannuksiin. Kun termistölle on yksi lähde, tarve muiden lähteiden käytölle vähenee. Tämä saattaa säästää sanakirjojen, sanastojen ja standardien hankintakuluissa. Myös neuvotteluihin ja tekstin tarkastukseen käytetty aika voi lyhentyä ja uudelleenkirjoituksen tai -kääntämisen tarve vähentyä. Lisäksi rakenteisen kirjoittamisen menetelmiä on helpompi käyttää.

Sanastotyöhön kohdistuvat vaatimukset

Kun sanastotyön taloudelliset ja muut hyötynäkökohdat on selvitetty, on vielä selvitettävä sanastotyöhön kohdistuvat vaatimukset. Ennen vaatimusten läpikäyntiä ei kannata investoida ohjelmistoon, sillä termipankkiohjelmistoja on saatavilla moneen eri tarkoitukseen. Ohjelma kannattaa valita vasta siinä vaiheessa, kun tiedetään sen soveltuminen omiin vaatimuksiin.

Ehkä ratkaisevin tekijä itse sanastotyötä suunniteltaessa on sanaston hyödyntäminen. Sanastoon ja sen käytettävyyteen kohdistuu täysin erilaisia vaatimuksia sen mukaan, missä yhteydessä sitä käytetään. Jos pääosa käytöstä on yksi- tai kaksikielistä eikä sanaston käyttöön liity lokalisointia, ovat vaatimukset tyystin toiset kuin sellaisella sanastotyöllä, joka liittyy lokalisointiin ja useiden kielten käyttöön. Toisaalta sanastoa kannattaa käyttää mahdollisimman laajasti, jotta saavutetaan mahdollisimman hyvä kustannustehokkuus. Myös laatunäkökohdat puoltavat sitä, että sanastoa ei suunnitella vain yhden organisaation osan rajattuun käyttöön. Mitä laajemmin sanastoa käytetään, sitä paremmin se vaikuttaa laatuun ja sen tuottamat säästöt voidaan maksimoida.

Sanaston ja sanastotyön tulee myös vastata käyttäjien tarpeisiin, tai sanasto jää kuriositeetiksi eikä hyötyä synny. Sanaston pitää nivoutua päivittäiseen työntekoon ja toimia samassa ympäristössä kuin tekstin tuottamiseen käytetyt työkalut. Sen käyttäjien pitää pystyä löytämään tarvitsemansa tieto ja heidän on pystyttävä liittämään se osaksi työtään. Esimerkkinä mainitsisin, että jos pääosa työstä on yksikielistä kirjoittamista tai suunnittelua, ei kannata investoida käännösympäristöön suunniteltuun termipankkiohjelmistoon, ja päinvastoin. Tästä eteenpäin vaatimukset liittyvät jo enemmän termipankin suunnitteluun ja rakentamiseen.

Yhteenvetona listaan neljä kohtaa, jotka mielestäni määrittävät sanastotyön aloitusta ja suunnittelua:

1.       Mihin kysymyksiin ja haasteisiin sanastotyön toivotaan vastaavan?

2.       Mikä on kulujen ja hyödyn suhde?

3.       Mitkä ovat käyttäjien vaatimukset?

4.       Mitä käytettävissä olevilla resursseilla (raha ja tekijät) voidaan saada aikaan?

Nämä kaikki tekijät yhdessä rajaavat ne lähtökohdat, joilla sanastotyötä voidaan mielestäni perustella ja joista sen suunnittelu voidaan aloittaa.





Kirjoittajasta:
Seija Suonuuti on sanastotyön ja terminologian asiantuntija, joka on johtanut Nokian kieli- ja termiyksikköä. Hän on ollut myös Sanastokeskus TSK:n hallituksen jäsen ja varapuheenjohtaja 1995 - 2012 ja opettaa terminologiaa Tampereen yliopistossa.