Sanastotyö, yhteentoimivuus ja toimintamallien muutos

Riikka Lahtela & Katriina Karkimo

Uusi ammatillisen koulutuksen laki toi vuoden 2018 alussa mukanaan suuria muutoksia ja siirsi koulutusta oppilaitoksista työpaikoille. Tämä tarkoitti tarvetta uudistaa toimintamalleja ja määritellä myös termistö uuden lainsäädännön mukaisesti. Kerromme seuraavassa tästä hankerahoituksella tehdystä muutostyöstä, jossa sanaston määrittely on muodostanut koko työskentelyn kivijalan.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on rahoittanut vuosina 2017–2019 suurta, neljän hankkeen kokonaisuutta, jonka yhtenä tavoitteena on ollut määritellä uusi, kaikille ammatillisen koulutuksen järjestäjille yhteinen toimintamalli liittyen työpaikalla järjestettävään koulutukseen. Eri oppilaitoksilla on perinteisesti ollut kullakin oma tapansa toimia, mutta nyt rahoittaja asetti tavoitteeksi myös yhtenäiset ja asiakaslähtöiset toimintatavat työelämän ja opiskelijoiden suuntaan.

Parasta DigiTukea -hankkeemme tehtävänä oli laatia uuteen toimintamalliin liittyvät yhteentoimivuuden kuvaukset, joita voidaan hyödyntää rakennettaessa toimintamallia tukevia tietojärjestelmäratkaisuja. Koulutuksen järjestäjät voivat käyttää kuvauksia kokonaisarkkitehtuurityössään tai kehittäessään järjestelmiään. Niitä voidaan hyödyntää myös tarjouspyyntöjen liitteenä tai esimerkiksi käytäessä vuoropuhelua järjestelmätoimittajien kanssa.

Yhteentoimivuus rakentuu sanastojen avulla

Yhteentoimivuus voidaan määritellä tietojen siirron kautta: kun järjestelmät tai organisaatiot ovat keskenään yhteentoimivia, tietoa voidaan siirtää niiden välillä ilman, että sen merkitys muuttuu. Sanastotyö ja tietomallinnus ovat näin ollen yhteentoimivuuden kehittämisen kulmakiviä, joten sanastosta oli luontevaa lähteä liikkeelle ensimmäisenä keväänä 2018.

Meistä ainoastaan yhdellä hanketoimijalla oli aiempaa kokemusta terminologisesta sanastotyöstä, mutta tietomallinnus ja sen yhteydessä tehtävät käsitekaaviot olivat sen sijaan monille tuttuja. Tietokantaa suunniteltaessahan kannattaa ensin laatia käsitteellinen malli: näin saadaan tietokannalle sellainen rakenne, joka soveltuu joustavasti mahdollisimman moniin eri tapauksiin. Tietokantasuunnitteluun tarkoitetut käsitekaaviot poikkeavat kuitenkin terminologien käyttämistä kaavioista, ja tietomallinnuksessa käsitteiden sanallinen määrittely on yleensä hyvin ylimalkaista.

Sanastotyötä omatoimisesti aloittaessamme totesimme, että meidän on hankittava terminologi varmistamaan sanastomme laatu. Meillä sanastotyön tarkoituksena ei ollut pelkästään tukea tietomallinnusta, vaan tavoitteenamme oli terminologisten periaatteiden ja menetelmien mukaisesti tuotettu sanasto, joka voitaisiin liittää osaksi OKM:n julkaisemaa Opetus- ja koulutussanasto OKSAa.

Kilpailutuksen kautta terminologiksemme valikoitui Sanastokeskus TSK:n terminologi Riina Kosunen. Hän on toiminut terminologina myös OKSA-sanaston laatimisessa, mistä on ollut valtava hyöty työskentelyllemme. Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto sisältää noin 50 oppisopimus- ja koulutussopimuskoulutuksen käsitettä, joiden harmonisoiminen kaikkien koulutusasteiden käsitteitä sisältävään OKSAan vaatii terminologilta laajaa näkemystä. Lisäksi työssä on ollut suurena apuna terminologin kautta käyty yhteistyö OKSA-jaoksen kanssa.

Sanastotyön pohjana uudistettu lainsäädäntö

Yhteistyömme Sanastokeskuksen kanssa käynnistyi syksyn 2018 alussa. Tätä ennen olimme jo itsenäisesti keränneet työpaikalla järjestettävän koulutuksen käsitteitä, joten meillä oli aineistoa valmiina termi-inventaariota varten. Terminologilta saatu perehdytys antoi lisätietoa ja varmuutta työskentelyyn. Hankimme perehdytyksen webinaarimuodossa, joten saatoimme tallentaa sen katsottavaksi myöhemmin ja jaettavaksi verkoston jäsenille.

Koska toisessa hankkeessa tehtävä uuden toimintamallin suunnittelu alkoi yhtä aikaa meidän sanastotyömme kanssa, meillä ei aloittaessamme ollut käytettävissä valmiita prosessikuvauksia tai muuta materiaalia. Sanastotyömme tarkoituksena ei ollut rajoittaa toimintamallin muotoilua, joten perustimme termimäärittelyt lähinnä laissa määriteltyihin seikkoihin, joihin myös toimintamallin tulisi pohjautua. Päädyimme laatimaan säädöstekstien perusteella määrittelyt erilaisille toimijoille, jotka osallistuvat työpaikalla järjestettävän koulutuksen toteutukseen. Tämä osoittautui suhteellisen hyväksi ratkaisuksi, sillä tutkiessamme asiaa kävi ilmi, että eri oppilaitoksissa oli samaa tehtävää tekevistä henkilöistä käytetty hyvin toisistaan poikkeavia nimityksiä, jotka menivät osittain ristiin keskenään.

Jotta toimintamallia voidaan kuvata, tarvitaan kullekin toimijalle oma nimikkeensä ja selkeä määrittely siitä, mihin toimijarooliin mikin nimike viittaa. Näin saimme aikaan toimijakartan, jota oppilaitokset voivat halutessaan soveltaa niin, että ne korvaavat meidän termimme omassa organisaatiossaan käyttämillään nimikkeillä. Osa toimijanimikkeistämme oli jopa uudistermejä, kuten vaikkapa työpaikkaohjaajan vastinpari oppilaitoksessa eli oppilaitosohjaaja, ja mielenkiinnolla odotamme, tulevatko luomamme termit jatkossa laajempaan käyttöön. Kuvien 1 ja 2 avulla voi vertailla, kuinka yhteneviä sanastomme käsitekaavio ja kokonaisarkkitehtuurityökalulla tehty toimijakartta ovat keskenään.

Kuva 1: Työpaikalla järjestettävän koulutuksen henkilörooleja ja niihin liittyviä muita käsitteitä -käsitejärjestelmäkaavio

Kuva 2: Työpaikalla järjestettävään koulutukseen liittyviä toimijoita kuvattuna ArchiMate-kuvauskielellä kokonaisarkkitehtuurityökalussa. Toimijoita voidaan käyttää esimerkiksi tarkennettaessa prosessikuvauksia tai kuvattaessa toimijoiden välistä vuorovaikutusta.

Käytössä julkiset yhteentoimivuustyökalut

Pian sanastotyön aloittamisen jälkeen ryhdyimme laatimaan myös yhteistä kuvausta työpaikalla järjestettävään koulutukseen liittyvistä tiedoista. Tätä tietomallinnusta teimme Väestörekisterikeskuksen (1.1.2020 alkaen Digi- ja väestötietovirasto) Yhteentoimivuusalustalla. Alustan tarkoituksena on linkittää sanastot, tietomallit ja koodistot toisiinsa, joten tietomallinnuksessa voimme viitata suoraan Sanastot-työkalussa oleviin käsitekuvauksiin sekä Koodistot-työkalussa oleviin yhteisesti sovittuihin koodistoihin. Kun esimerkiksi mallinnamme tietomalliimme opiskelijoihin liittyviä tietoja, opiskelijan määritelmä saadaan Sanastot-työkalussa olevasta Opetus- ja koulutussanasto OKSAsta ja opiskelijan äidinkieli voidaan ilmaista samalla kielikoodilla kuin väestötietojärjestelmässä. Kuvassa 3 näkyy osa opiskelijan tietoja koskevista määrittelyistä Tietomallit-työkalussa.

Kuva 3: Opiskelijan tiedot määriteltyinä Tietomallit-palvelun työkalulla.

Syyskuussa 2019 järjestimme lausuntokierroksen, jolloin pyysimme sanastoon kommentteja kahdella tavalla: hyödynsimme perinteistä taulukkomuotoista lausuntopohjaa ja käytimme Väestörekisterikeskuksen Yhteentoimivuusalustan uutta Kommentit-työkalua. Kommentit-työkalu on tehty tukemaan muiden yhteentoimivuustyökalujen käyttöä, ja sen avulla voi pyytää kommentteja laadittuihin sanastoihin, tietomalleihin ja koodistoihin.

Saimme kommentteja perinteisellä tavalla eli taulukkopohjaan tallennettuina, mutta Yhteentoimivuusalustan kautta kommentit jäivät saamatta. Arvelemme tämän johtuneen siitä, että alustan käyttö olisi edellyttänyt kommentoijalta tunnuksia. Väestörekisterikeskus on tämän jälkeen kehittänyt Kommentit-työkalua meidän ja muiden käyttäjien antaman palautteen pohjalta. Joulukuun 2019 aikana työkaluun tulee uusi toiminto, joka mahdollistaa osallistumisen kommentointikierrokselle henkilökohtaisen sähköpostikutsun sisältämän personoidun linkin kautta ilman tunnusta ja salasanaa.

Sanastotyö on saatu valmiiksi, ja Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto on julkaistu kahdessa muodossa: se on saatavilla pdf-muotoisena Sanastokeskuksen verkkosivuilla sekä oman blogimme kautta, ja sen lisäksi sanasto on käytettävissä Yhteentoimivuusalustalla. Sanastomme käsitteet tullaan myös liittämään osaksi OKM:n OKSA-sanastoa, jonka 2. laitos julkaistaan vuonna 2020.

Yhteistyö etänä tuotti tuloksia

Sanastotyöryhmäämme on kuulunut jäseniä yhdeltätoista koulutuksen järjestäjältä. Olemme kokoontuneet 18 kertaa syyskuun 2018 ja marraskuun 2019 välillä. Työryhmään on kuulunut eri alojen edustajia: oppisopimusten ja koulutussopimusten laatijoita, hallinnon, laatutyön ja johtamisen asiantuntijoita, opetuksen ja ohjauksen parissa toimivia sekä it-asiantuntijoita. Oli tärkeää, että työryhmässä oli edustettuna laaja kirjo eri taustan omaavia ihmisiä. Keskusteluista muodostui erittäin mielenkiintoisia ja ennen kaikkea hauskoja. Oli välillä riemastuttavaa päästä kurkistamaan eri alojen edustajien ajatusmaailmaan ja yrittää harmonisoida niitä kaikkia yhteen.

Kokouksista vain kaksi on ollut lähitapaamisia, koska maantieteellisesti olemme eri puolilta Suomea. Skype-kokoukset toimivat sanastotyöryhmän työskentelyssä erinomaisesti. Terminologi toimitti noin viikkoa ennen kokousta ennakkomateriaalin ja omat kysymyksensä käsiteltäväksemme. Kaikki kokousten materiaalit oli sijoitettu SharePoint-alustallemme, jossa pystyimme jo ennakkoon tarkastelemaan niitä, kommentoimaan Wordin kommentointitoiminnolla ja näin keskustelemaan asialistan mukaisista kohdista. Tämä sujuvoitti ja nopeutti kokousten läpiviemistä sekä mahdollisti myös kokouksista poissaolleiden ajatuksien huomioimisen.

Parasta DigiTukea -hankkeen sanastotyö on herättänyt ammatillisen koulutuksen järjestäjien keskuudessa huomiota ja keskustelua. Terminologinen sanastotyö on ollut ennestään vain vähän tunnettua, eivätkä monet olleet kuulleet Opetus- ja koulutussanasto OKSAstakaan aiemmin, vaikka OKSA-työ on ollut käynnissä jo lähes kymmenen vuotta. Meille on jäänyt vaikutelma, että nyt sanastotyöstä ollaan paremmin tietoisia, mikä toivottavasti tulee osaltaan edesauttamaan ammatillisen koulutuksen yhteentoimivuuden kehittämistä. Hankkeessamme valmistunut sanasto toimii myös pohjana työpaikalla järjestettävän koulutuksen asiakaslähtöisten ratkaisujen kehittämisessä.