Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto 3.0 – asiakasasiakirjojen päivitys

Mari Suhonen

Helmikuussa 2017 Sanastokeskuksessa valmistui Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen tilaama Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston uusin versio 3.0, johon täydennettiin ja päivitettiin pääasiassa asiakasasiakirjoihin liittyviä käsitteitä syksyllä 2016 ja vuoden 2017 tammikuussa. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto sisältää nyt suomenkieliset tiedot noin 670 käsitteestä. Käsitteiden sisällöt on selvitetty määritelmien ja niitä täydentävien huomautusten avulla, ja termeistä on annettu suositukset.

Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto pohjautuu sosiaalialan pitkäjänteiseen sanastotyöhön ja aiemmin laadittuihin sanastoihin. Sanaston päivitysten ja siihen täydennettyjen uusien käsitteiden lähdeaineistona on käytetty pääasiassa sosiaalihuoltoa ohjaavaa lainsäädäntöä. Alan säädöksiä on uudistettu viime vuosina paljon, minkä seurauksena myös sosiaalihuoltoon liittyvää sanastotyötä on tehty aktiivisesti.

Uusia ja päivitettyjä asiakirjoja

Sanaston version 3.0 päivitykset olivat tarpeellisia siksi, että asiakasasiakirjarakenteiden kehitystyö, uusi sosiaalihuoltolaki (1301/2014) ja sosiaalihuollon erityislakien muutokset vaikuttivat asiakasasiakirjakäsitteisiin. Tähän sanaston versioon lisättiin uusina lapsiperheiden palvelujen, iäkkäiden palvelujen ja kehitysvammaisten erityishuollon asiakirjoja ja päivitettiin erityisesti toimeentulotukipalveluun liittyviä asiakirjoja. Joitain muita asiakirjojen nimiä ja määritelmiä täsmennettiin ja yhtenäistettiin. Esittelen tässä joitain esimerkkejä tämänkertaisista päivityksistä ja niiden syistä.

Iäkkäiden palvelujen asiakirjat oli mallinnettu hiljattain, ja ne lisättiin nyt sanastoon uusina käsitteinä. Näille päätettiin termisuositukset ja laadittiin määritelmät. Esimerkiksi iäkkäiden palvelujen hakemus nimettiin niin, että siinä viitataan ensin palvelutehtävään, jonka palveluja tällä hakemuksella haetaan (iäkkäiden palvelut) ja sen jälkeen kerrotaan yleinen asiakirjatyyppi hakemus. Määritelmä puolestaan laadittiin samaan tapaan kuin muiden hakemusten, joilla haetaan sosiaalipalvelua.

iäkkäiden palvelujen hakemus
hakemus, jolla henkilö pyytää yhtä tai useampaa iäkkäiden palvelujen sosiaalipalvelua

Perustoimeentulotuen myöntäminen oli aiemmin kunnan sosiaalihuollon tehtävä, mutta vuoden 2017 alusta lähtien Kela hoitaa sen. Kunnan sosiaalihuollossa voidaan yhä myöntää sosiaalihuollon asiakkaille täydentävää tai ennaltaehkäisevää toimeentulotukea. Tämän seurauksena sosiaalihuollon nykyiset toimeentulotukeen liittyvät asiakirjat piti nimetä ja määritellä niin, että ne eroavat selvästi perustoimeentulotuen asiakirjoista. Sekä termiin että määritelmään kirjoitettiin viittaus täydentävään tai ehkäisevään toimeentulotukeen. Määritelmän pohjana käytettiin aiempaa toimeentulotukipäätöksen määritelmää.

päätös täydentävästä tai ehkäisevästä toimeentulotuesta
palvelunjärjestäjän päätös siitä, myönnetäänkö toimeentulotukipalvelun asiakkaalle täydentävää tai ehkäisevää toimeentulotukea ja minkä suuruisena

toimeentulotukipäätös
palvelunjärjestäjän päätös siitä, myönnetäänkö toimeentulotukipalvelun asiakkaalle toimeentulotukea ja minkä suuruisena

Toimeentulotukipäätös tehdään perustoimeentulotuesta, täydentävästä toimeentulotuesta tai ennaltaehkäisevästä toimeentulotuesta sekä toimeentulotuen takaisinperinnästä.

Palvelutarpeen arviointia käsitellään paljon uudessa sosiaalihuoltolaissa, ja siihen liittyviä käsitepiirteitä haluttiin päivittää palvelutarpeen arvioinnin asiakirjoihin. Tällaisia asiakirjoja sanastossa oli jo useita, ja nyt ne otettiin tarkasteltaviksi kokonaisuutena, jonka yhtenäisen määrittelemisen ja nimeämisen tueksi päätettiin luoda apukäsite palvelutarpeen arvio.

palvelutarpeen arvio
sosiaalihuollon asiakkaan ja palvelunjärjestäjän pääsääntöisesti yhdessä tekemä arvio asiakkaan tilanteesta sekä sosiaalipalvelujen ja erityisen tuen tarpeesta

Palvelutarpeen arvio tehdään tarvittaessa yhdessä asiakkaan omaisen tai läheisen sekä muiden toimijoiden kanssa.
Palvelutarpeen arvioon tulee kirjata asiakkaan mielipide ja näkemys palvelutarpeestaan. Arvion pitää myös sisältää sosiaalihuollon ammattihenkilön johtopäätökset sosiaalihuollon asiakkuuden edellytyksistä. Lisäksi arvioon pitää kirjata, onko tuen tarve luonteeltaan tilapäistä, toistuvaa tai pitkäaikaista ja tarvitseeko asiakas omatyöntekijän. Arvioon kirjataan myös läheisverkoston kartoittamisen tuloksena se, miten omaiset tai muut asiakkaan läheiset osallistuvat asiakkaan tukemiseen.
Palvelutarpeen arviot laaditaan sosiaalihuollon palvelutehtävän näkökulmasta.
Palvelutarpeen arviota ei ole mallinnettu omaksi asiakirjatyypikseen. Palvelutarpeen arviot ovat asiakirjatyypiltään arvioita, ja ne on määritelty sosiaalihuollon palvelutehtävän näkökulmasta.

Työikäisten palvelutarpeen arvio on nimetty niin, että siinä viitataan palvelutehtävään (työikäisten palvelut) ja pääsana on palvelutarpeen arvio. Määritelmä puolestaan on laadittu niin, että siinä täsmennetään yläkäsitteessä mainittuja käsitepiirteitä juuri tämän palvelutehtävän näkökulmasta. Koska työikäisten palvelutarpeen arvioon ei liity erityisiä säädöksiä tai muita ohjeita, ainoa yläkäsitteestä erottava käsitepiirre on se, että arvio kohdistuu asiakkaan tarpeeseen saada työikäisten palveluissa annettavia sosiaalipalveluja.

työikäisten palvelutarpeen arvio
sosiaalihuollon asiakkaan ja palvelunjärjestäjän pääsääntöisesti yhdessä tekemä palvelutarpeen arvio asiakkaan tilanteesta ja siitä, millaisia työikäisten palveluissa annettavia sosiaalipalveluja asiakas tarvitsee

Palvelunjärjestäjä ratkaisee tässä arviossa, tuleeko asiakkaalle laatia aktivointisuunnitelma vai ohjataanko hänet muiden palvelujen piiriin esimerkiksi monialaisen työllistymissuunnitelman laatimiseksi.

Lapsen ja perheen palvelutarpeen arviosta on sen sijaan enemmän säännöksiä, ja lisäksi tämä sama asiakirja liittyy kahteen eri palvelutehtävään: lapsiperheiden palveluihin ja lastensuojeluun. Nimeen ei siksi haluttu viittausta palvelutehtävään vaan nimessä viitataan arvioinnin kohderyhmään: lapseen ja perheeseen. Nämä kohderyhmät mainitaan myös määritelmässä. Määritelmässä viitataan myös siihen, miten lapsiperheiden palveluissa annettavien sosiaalipalvelujen ja lastensuojelun tarvetta arvioidaan: ensin mainittua arvioidaan aina ja lastensuojelun tarvetta vain silloin, kun siihen on ilmennyt tarvetta.

lapsen ja perheen palvelutarpeen arvio
lapsen ja perheen sekä palvelunjärjestäjän pääsääntöisesti yhdessä tekemä palvelutarpeen arvio lapsen ja perheen tilanteesta ja siitä, millaisia lapsiperheiden palveluissa annettavia sosiaalipalveluja tarvitaan sekä tarvittaessa siitä, tarvitaanko lastensuojelua

Tämän arvion tekeminen on aloitettava viipymättä ja saatettava loppuun ilman aiheetonta viivytystä.
Jos lapsella on erityisen tuen tarve tai lastensuojelun tarve, palvelutarpeen arviointi on aloitettava viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä asian vireille tulosta ja arvion on valmistuttava viimeistään kolmen kuukauden kuluessa vireille tulosta.

Sosiaalialan tiedonhallinnan sanaston versio 3.0 julkaistaan PDF-muodossa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sivustolla. Sanaston uusin versio viedään myös TEPA-termipankkiin.