Luokitustyön ja sanastotyön yhdistäminen Sosiaalipalvelujen luokitushankkeessa

Maarit Laaksonen & Antero Lehmuskoski

Kansalaisille annettavia palveluja luokitellaan monilla eri aloilla ja useista erilaisista lähtökohdista. Luokittelulla tavoitellaan usein verkkopalveluissa esitettävien palvelutietojen yhtenäisyyttä. Julkishallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Juhta on julkaissut suosituksen julkisen sektorin eri toimialojen palvelutietojen luokittelusta (JHS 145). Sen tarkoitus on yhtenäistää palvelutietojen esittämistä esimerkiksi kuntien verkkosivuilla. Sosiaali- ja terveydenhuollossa palveluja on luokiteltu esimerkiksi Stakesin (nyk. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL) organisoimassa hankkeessa 2000-luvun aikana. Vuoden 2005 testiversio sisälsi myös sosiaalialan palvelut, mutta lopulta hankkeessa valmistui Terveysalan palveluluokitus (Ojala & Nurmi-Koikkalainen 2009) ja sosiaalihuollon palvelujen luokittelu jätettiin myöhempään ajankohtaan.

Julkisyhteisöjen toimintaa on luokiteltu myös tehtävien näkökulmasta eri tarkoituksia varten. JHS 151 -suositus on kansainvälisesti käytettävä tehtäväluokitus, joka on tarkoitettu käytettäväksi julkisyhteisöjen taloushallinnossa menojen luokittelussa. Arkistolaitoksen SAHA-hankkeessa laadittava julkishallinnon tehtäväluokitus puolestaan liittyy sähköisten asiakirjojen hallintaan. Sen tarkoituksena on toimia sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman (eAMS) perustana.

Sosiaalihuollon tiedonhallintaa kehitetään sosiaali- ja terveysministeriön organisoimassa Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (Tikesos). Hankkeen tavoitteena on yhtenäistää kansallisesti sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietosisältöjä ja rakennetta ja luoda asiakirjojen käsittelylle ja säilytykselle yhtenäiset periaatteet. Vuonna 2009 Tikesos-hankkeessa aloitettiin luokitustyö sosiaalihuollossa toteutettavien tehtävien ja palvelujen kuvaamista varten kansallisen sosiaalihuollon sähköisen arkiston käyttöönottoa tukemaan. Koska sosiaalihuollon palvelujen luokittelu on osoittautunut vaativaksi tehtäväksi, luokitushanke organisoitiin hieman tavallisesta poikkeavalla tavalla yhdistämällä luokitustyön ja sanastotyön menetelmät tukemaan toisiaan. Tavoitteena oli siten luoda mahdollisimman hyvät edellytykset käsitteellisesti selkeän ja loogisesti tasapainoisen luokituksen laatimiselle. Sanastotyön osuus hankkeessa oli merkittävä, sillä sen avulla selkeytettiin luokiteltavien ilmiöiden käsitteellistä sisältöä. Yhteistyön tuloksena syntyi Sosiaalipalvelujen luokitus ja keskeiset sen sisältämät käsitteet sisältävä Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto. Sosiaalipalvelujen luokitus on erillisistä luokituksista koostuva luokitusperhe sosiaalihuollon palvelutehtävien, sosiaalipalvelujen ja sosiaalihuollon palveluprosessien kuvaamiseksi.

Palvelujen luokittelun lähtökohdat Tikesos-hankkeessa

Sosiaalipalvelujen luokittelu osana Tikesos-hanketta liittyy kansallisesti yhtenäisen asiakasasiakirjojen hallintajärjestelmän rakentamiseen. Hankkeessa valmistellaan valtakunnallisen sähköisen arkiston perustamista palvelemaan sosiaalihuollon ammattilaisten tiedonsaantitarpeita. Sosiaalihuollossa annettavien palvelujen luokitteluun on tunnistettu ainakin seuraavat kolme tarvetta.

1. Tarve yhdenmukaistaa kansallisella tasolla asiakirjojen ryhmittelyn periaatteet
2. Tarve yhdenmukaistaa kansallisella tasolla sosiaalihuollon henkilörekisterit
3. Tarve yhdenmukaistaa kansallisella tasolla asiakastiedon käytön perusteet

Ensin mainittu tarve liittyy asiakirjojen saatavuuteen. Asiakasasiakirjat on varustettava sellaisilla kuvailutiedoilla, joilla ne pystytään liittämään tiettyyn sosiaalihuollon palvelutehtävään ja tarvittaessa tarkemmin tehtävän sisällä tiettyyn sosiaalipalveluun. Hakutietojen tarkkuudella parannetaan tietosuojaa ja sitä kautta asiakkaan yksityisyyden suojaa. Asiakirjojen ryhmittelyn tulee olla kansallisesti yhtenäistä, vaikka palvelut on organisoitu kunnissa eri tavoin.

Tarve yhdenmukaistaa kansallisella tasolla sosiaalihuollon henkilörekisterit liittyy sekin asiakastietojen ryhmittelyn yhtenäistämiseen. Henkilörekisterien muodostamista ohjaava periaate on loogisen rekisterin käsite, jolla tarkoitetaan sitä, että käyttötarkoituksensa perusteella yhteenkuuluvat henkilötiedot tallennetaan samaan rekisteriin. Hyödyntämällä kansallisesti sovittua sosiaalipalvelujen luokitusta voidaan kaikkien sosiaalihuollon rekisterinpitäjien asiakasrekisterit toteuttaa yhdenmukaisella tavalla. Tämä lisää muun muassa asiakkaan oikeusturvaa ja yhdenmukaistaa asiakastiedon käyttöä sosiaalihuollossa.

Tarve yhdenmukaistaa kansallisella tasolla asiakastiedon käytön perusteet tarkoittaa sitä, että asiakirjojen yhdenmukaisella ryhmittelyä voidaan hyödyntää määriteltäessä asiakirjojen käyttöedellytyksiä. Vaikka sosiaalihuollon työntekijöiden käyttöoikeuksien hallinta tapahtuukin kuntakohtaisesti organisaatioiden sisällä, voidaan tiedon käytön periaatteita yhdenmukaistaa sitomalla käyttöoikeuksien hallinnan periaatteet palvelutehtäviin, sosiaalihuollon palveluprosesseihin tai yksilöityihin sosiaalipalveluihin.

Henkilörekisterien näkökulmasta tiedoilla tulee olla looginen ryhmittelytapa. Sosiaalipalvelujen luokitus on yksinkertainen ryhmittelytapa asiakastietojen hakua varten kansallisesta sosiaalihuollon sähköisestä arkistosta. Tiedon käytön näkökulmasta tavoitteena on varmistaa, että sosiaalihuollon ammattilaiset pääsevät käsiksi niihin asiakirjoihin, joihin heillä on oikeus tehtävän toteuttamisen sallimissa rajoissa. 

Luokitustyön eteneminen ja luokitteluperiaatteet

Sosiaalipalvelujen luokitushanke toteutettiin moniammatillisena yhteistyönä. Sanastotyön osuudesta hankkeessa vastasi Sanastokeskus TSK. Sanasto- ja luokitustyöhön osallistui asiantuntijoita myös Kuopion yliopistosta (nyk. Itä-Suomen yliopisto), Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksesta sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta.

Kokonaisuudessaan sosiaalihuollon tehtävien ja palvelujen luokittelu on ollut haastava hanke. Sosiaalihuollon palveluja säädellään sosiaalihuollossa monilla eri laeilla ja palvelujen myöntäminen perustuu useimmiten tiettyyn säädökseen. Toisaalta palveluja hahmotetaan konkreettisten työkäytäntöjen kautta. Hankkeessa luotiin luokitteluperusteita ja -näkökulmia kuvaava malli (kuva 1), jonka avulla palvelujen luokittelussa pystytään huomioimaan sekä lainsäädännön vaatimukset että käytännön toiminnan tarpeet.

Kuva 1: Sosiaalipalvelujen luokituksen rakenne ja luokittelunäkökulmat

Tämän lisäksi luokitustyön etenemistä ovat ohjanneet seuraavat periaatteet:

• Luokitus luodaan ensisijaisesti sosiaalihuollon asiakastiedon sähköisen hallinnan ja kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen tarpeisiin. Muut luokituksen käyttötarpeet ovat toissijaisia.
• Luokituksessa palveluja tarkastellaan järjestämisen ja tuottamisen näkökulmista. Palvelun hakijan ja käyttäjän näkökulmat otetaan huomioon, sikäli kun ne välittyvät lainsäädännön ja palveluprosessien kautta.
• Luokituksesta muodostetaan looginen ja johdonmukainen kokonaisuus. Luokitteluperusteina käytetään sosiaalihuollon palvelutehtävän, sosiaalipalvelun, palvelumuodon ja palveluprosessin käsitteiden ominaispiirteitä.
• Palvelutehtävien, niihin kuuluvien sosiaalipalvelujen ja palvelumuotojen tunnistamisessa ja ryhmittelyssä nojaudutaan ensisijaisesti sosiaalihuoltoa koskevaan lainsäädäntöön.
• Palveluprosessien ja niiden vaiheiden luokittelu perustuu nykyisiin toimintakäytäntöihin ja tavoitetilan toimintaprosessikuvauksiin, joita Tikesos-hankkeessa on sosiaalipalvelujen sähköistämisen edistämiseksi laadittu.
• Luokiteltavat ilmiöt kuvataan välttäen sekä liian yksityiskohtaista että liian karkeaa kuvausta ja luokkajakoa.
• Luokat muodostetaan sekä keskenään koherenteiksi että toisensa poissulkeviksi, jotta luokitusta on mahdollista hyödyntää myös palvelutuotannon tilastoinnissa.

Luokitukseen liittyvä jatkotyö

Sosiaalipalvelujen luokitus julkaistaan kuluvan kevään aikana hankkeen verkkosivuilla (www.tikesos.fi). Samalla käynnistetään luokituksen vieminen THL:n koodistopalvelimelle. Tämän lisäksi osana Tikesos-hanketta tuotetaan Sosiaalipalvelujen luokituksen käyttöä tukeva soveltamisopas. Työ soveltamisoppaan laatimiseksi on aloitettu ja soveltamisopas pyritään saamaan valmiiksi kuluvan vuoden loppuun mennessä. Samalla kerätään palautetta eri sosiaalihuollon organisaatioilta Sosiaalipalvelujen luokituksen kehittämiseksi edelleen.

Luokitustyön ja terminologisen sanastotyön yhdistämisestä saadut kokemukset ovat rohkaisevia. Yhteistyötä on jatkettu hankkeessa myös asiakirjojen tietokomponenttien käsitemääritelmien laatimisessa. Sosiaalipalvelujen luokitukseenkin liittyy vielä sanastotyön tarpeita, joten toivomme yhteistyön jatkuvan edelleen.